“小金库”审计的六个方面

“小金库”,是一个单位少数人或个别人掌握使用的非常隐敝的资金收支,是“违反国家则经法规及其他何关规定,侵占、截留国家和单位收入,未列入本单位财务会计部门账内或未纳入预算管理,私存私放的各种资金”.由于小金库的形成原因多种多样,且存放隐蔽,一直是审计工作的重点与难点.发现和清查“小金库”是内审人员的一项重要职责,彻底清除小金库,对维护公司财产安全、有效防范相关风险、提高公司依法合规经营意识,促进公司持续健康发展具有重要意义.

“小金库”审计一般从账面检查开始,先发现违规情况,再从违规现象中往下查存在“小金库”的可能性.具体从以下六个方面入手进行检查：

一、检查资金.首先突击检查库存,盘点库存.同时,检查出纳的抽屉、保险柜和文件柜内的物品,主要是存单、存折、、购物卡、房产证(土地证)、各种钱物发放表、登记表等,对检查出的,需要出纳尽快逐项核实做出合理说明.其次检查日记账和银行存款日记账,重点检查有无违反收支两条线及收支不分等情况,根据这些违规情况进一步检查资金的来源、去向和性质.另外检查收入账户有无较大的贷方发生额,支付账户有无金额较大的收入发生额,如果有,核实资金性质.第三是查看对账单上有无相同的金额一增一减,而银行日记账或财务系统没有记录的现象,看是否存在游离账外的资金；第四检查银行余额调节表中有无金额较大且挣账时向较长的未达账项.第五调阅被审计单位的总公司账户开设批复文件,与实际账户开设数比较,是否存在违规开设账户,或未纳入系统的账外账户.

二、检查各种单据.重点是选取一个时期公司内部收据和单据,根据收据存根的汇总金额与财务账上相应时期的收支科目金额核对是否匹配；检查收据编号是否连续,收据中是否存在缺页等情况而又无说明的现象；选取金额较大或较频繁的项目比对,查看收据的存根与记账联是否存在“阴阳联”的现象；与业务员访谈,了解公司对业务员在作废单证、培训收费及考勤扣款等方面的情况：根据以上情况判断是否存在截留收入不入账的情况.进行单证库存盘查,重点检查作废单证库存及销毁情况.

三、检查下属机构及往来单位.了解被检查单位下属单位或机构的管理体制、财务体制、经济业务往来等情况,向被榆查单位的资金往来及其下属机构(含培训中心、食堂等)进行延伸检查.主要检查下属单位上缴收入是否全部入大账、是否存在报销上级单位费用的情况等,需结合财务资料和经济资料,就特定或可疑资金往来事项分析判断、调查取证,截取一年或者半年作为一个考察期,检查下属机构资金的实际支出情况与拨付资金是否匹配.另外,没有单独设账的下属机构,其成本体现在公司大账上,只要抽取其成本中心数据,横向(当年逐月)、纵向(上年同期)比较,如有变化较大的月份,则重点查看增幅较大月的记账凭证中的,了解是否有虚列费用套取资金的现象.

四、核查固定资产、低值易耗品.1、根据固定资产报废的批复文件,检查账面报废的固定资产金额与文件批复金额是甭一致,如不一致,检查差额,看是否有私自报废固定资产而将资产处置收入未列入收入账的情况：同时根据报废资产的折旧、购置日期、净值、使用年限等情况推算较为公允的变价收入,并与账面所列的固定资产处置收入比较,看是否存在较大差异.了解公司资产出租情况,查看所有资产出租合同,与租赁收入比对,有无截留或者少入账的现象.另外,在购写固定资产时,有无用检测(购写非固定资产的)列支各种费用,形成账外资产,待上级公司下达固定资产规模后,再以购写固定资产的入账,从而套取资金.检查固定资产的二次入账,应从固定资产明细账人手,检查固定资产的增加记录,然后追查原始凭证――购写固定资产的.检查日期与入账日期、日期与银行结算票据上的付款日期是否一致,若相差几个月或几年,说明其中有问题,要延伸到付款银行查其款项去向.2、通过低值易耗品账检查问题.从财务系统中查实当年低值易耗品系统账上(列支营业费用一低值易耗品摊销)金额是否与低值易耗品实物账上金额一致、再看低值易耗品领用和报废情况,对于低值易耗品的使用或报废频率过高的类型要重点关注,有的单位在年底余留部分费用或附加佣金,由于金额较大,往往采取开具大额低值易耗品套取资金,形成“小金库”.

五、检查其他应收款、其他应付款各个明细项目.根据金额和账龄重点选择金额大、时间长的应收应付款项,查对收款人或付款人的真实情况,针对所抽取的项目,查看其在检查期内金额变化的原因和去向.有无常年挂账不清理或者挂账转保费等现象.这种检查能够发现常年挂在应收、应付款上的无法说清楚的资金,在保费吃紧的时候顶替完成任务,过后退出,往复循环.

六、询证访谈、利用信访.要在掌握一定证据的情况下,有针对性的访谈有关部门知情人员或保险营销员,在谈话中了解真实情况,发现线索并调查证据.同时,公示检查工作组的和信箱,一旦收到信息,检查组应对其真实程度进行初步判断,对涉及的有关人员、资金流向进行调查.

(作者单位：中国人寿西安区域审计中心)