华北油田公司财务网上报销模式的

摘 要:网上报销系统在大型跨国公司已使用多年,但国内企业使用相对较少,随着管理水平的提升,作为现代化管理手段的网上报销势必在国内推广.本文着重对比了传统手工报销和网上报销模式下审核效率、预算控制效果等方面的不同,并阐述了网上报销模式所具有的规范费用管理、完善全面预算的功能以及推行网上报销模式应注意的问题.

关 键 词:报销预算控制审核

传统报销模式下报销人员要先粘贴票据,填写报销单,再由会计人员审核,主管领导审批,最后出纳付款,这样往往存在填单、审核效率低下,预算控制时效性差,资金支付滞后及财务信息流失较多等弊端.而网上报销是继会计电算化后,将大量人力从琐碎事务中解放出来,提高工作效率,推动财务管理走向网络化的有效尝试.2008年3月,网上报销模式在华北油田公司推广运行,通过两年多的实践,使公司日常报销更便捷、合理和规范,费用预算控制更得力,内部控制流程更优化.

一、传统报销模式存在的弊端

传统报销主要以手工报销方式来实现：报销人员填写纸质单据,凭各级领导审批后的单据到财务部门报账付款.这种模式看似流程清晰,管理到位,但随着企业规模的扩张,财务信息日趋复杂,财务部门工作越来越繁冗重复,工作量越来越大,手工报销模式的弊端日益凸显.

(一)手工填单效率低下

传统模式下,员工每次报销需填写大量重复信息,如部门、付款信息等,单据填写不易规范,差错率较高,给财务审核带来很大困难,增加了财务风险.另外单据有时反复修改,使报销进展迟缓,也易引发报销人员和财务人员间的矛盾.

(二)业务审批效率低下

每笔报销业务都需找各级领导审批,如遇领导外出等,则需等待较长时间.对常驻公司总部以外地区员工发生大额业务时,须由高层领导签批的,还需将单据邮寄到公司总部,这极大地降低了审批效率,领导的工作也常被不期而至的审批打断.

(三)财务审核效率低下

员工将大量单据传递到财务部门,财务人员要审核单据,复核金额,又要控制业务审批流程.采用纸质审批方式,员工需熟知审批单据需审核到哪一层面,如没系统的管理流程,财务人员须花大量精力进行审核,但依然会出现错误.最后,财务人员还需对纷繁的票据进行汇总,编制记账凭证,将单据所包含的众多信息录入到会计信息系统中,使会计人员无法脱身繁杂的劳动.

(四)预算控制时效性差

传统报销模式下,在报销业务量大,审核工作繁重的情况下,审核后的财务信息难以及时进入账务系统,预算执行情况需通过定期手工统计来了解,而无法从账务系统中随时得到.手工审核单据缺乏有效的资金支付情况反馈且无法强制领导在资金计划超额后停止审批,使企业无法将资金计划管理落实到实处,这种预算控制手段难以适应现代企业预算管理要求.

(五)财务信息流失较多

员工报销的数据可广泛应用于资金管理、决策分析等管理领域,在传统报销方式下,这些数据分散于单据中,无法进行汇总分析,使企业损失了大量信息资源,从而失去及时应对市场变化、调整经营策略的决策依据.

二、网上报销模式的相对优势

在网上报销流程下,员工可在任何时点提交报销申请,领导也在任何时点进行审批,财务部门对照电子报销申请表审核原始单据,确认无误后,自动生成记账凭证,并可以通过网上银行进行支付.网上报销系统通常由预算控制、申请报销、会计核算、银行管理、费用查询等五大子系统组成,尽显网上报销模式的优势.

(一)单据填写规范化

在网上报销系统,报销人员通过简单便捷的“点选”操作填报单据,不会因填单不规范而要求重新填写,节约了时间,缩短了报销周期,可更专注于本职工作.

(二)业务审批数字化

报销人员在线填单后,系统自动提交给主管领导审批,审批领导可不受时点限制利用数字化签名审批.且重要办公不受报销签批的干扰,占用精力少,工作计划性更强.

(三)财务处理简单化

系统通过对单据模板的设定使财务审核简单易行,审核会计仅需对原始单据进行简单核对,系统自动计算报销金额,即可审核通过.根据系统设定的科目规则,与财务系统对接,自动生成记账凭证,极大地节约了时间,降低了工作强度,财务人员可把精力投入到更有价值的工作中去.

(四)预算控制及时化

网上报销系统具备预算管理和网上报销协同功能,使预算从业务发生时就得到控制,既实现了从个人、部门、项目的费用控制,又可实时统计、分析数据,及时了解预算执行情况,增进了财务部门与业务部门间的信息交流.决策层可实时掌握各部门预算执行情况,及时发现、解决问题,并视其业务与费用支出情况,实时考核其绩效,达到“事中”控制效果.

(五)信息资源共享化

报销人一次性录入可重复利用的管理信息,从根本上解决了财务部门重复采集、处理数据的问题.系统按预设的模式进行信息查询,并针对用户需求设置不同查询模式,提供多种查询条件,可做各种组合查询,大大降低了资料的收集与组织成本,满足了各部门管理人员的需求.

综上所述,手工报销模式与网上报销模式最大区别从表象来看主要表现在审批手段不同和审批空间和时间的便利；从本质看,主要表现在预算的事中控制、内部管理规范化及提高工作效率等方面.

三、企业推行网上报销模式的综合效益

网上报销并非是手工报销流程的简单复制,是对经费报销关系到日常业务管理流程的再造与优化,是传统报销的革命.

(一)完成了财务管理信息一体化

网上报销系统前端与预算系统相连,后端与账务系统集成,形成了由预算管理、网上报销、财务核算组成的完整的财务管理体系,起到了利用网上报销统领全局的作用,填补了以往对预算执行缺乏有效控制的管理空挡,实现了真正意义上的信息化高效管理,使预算管理、资金管理、成本控制、绩效考核、风险防范等职能有机联系,极大地延展了财务管理的效力.

(二)全面提升企业形象

网上报销系统将单据处理流程进行清晰展示,使从员工到领导以及财务部门均可看到单据处理状态.对员工来说填写单据更快捷轻松,不再为报销奔波,报销款能及时收取；对财务人员而言,工作方式实现了从桌面到网络的转变,高效的报销怎么写作、透明的业务处理,提升了财务人员在员工心目中的地位；对管理者而言,能及时掌握各部门报销情况、资金计划执行情况,获得适时的财务信息,及时调整和制定相关政策；对企业而言,大大降低了资金占用、业务审批、财务审核等报销成本,优化了控制环境.同时提高了财务管理质量,强化了全员成本意识,树立了企业的形象,增强了企业凝聚力.

(三)实现了企业信息流与流的统一

网上报销丰富了资金管理的内涵,使整个报销业务不仅仅停留在费用核算、资金清算层面.员工进入报销系统,在报销模板上填好费用支出项目、金额、原因、系统提交经费审批,经理完成业务审批,财务部根据系统批准的单据审核,通过网上银行将款项注入员工的,实现了企业信息流与流的有效统一.

领导层可通过报销系统,实时统计、查询所属单位费用报销的资金流量和明细,监控所属单位预算执行情况.通过分级授权,所属单位可实现对其权限内的费用报销流出的实时查询,取得第一手管理信息.网上报销的信息平台将企业的资金流和信息流实时统一,可以使企业各层面及时发现存在问题,为优化内部费用配置提供支持,同时为企业整体ERP的全面实施奠定良好的基础.

(四)进一步完善了全面预算管理

网上报销系统是继FMIS7.0等财务管理系统后的又一个财务管理平台,对促进财务管理水平进一步提高,管理方式变革具有重要意义.网上报销系统可实现事中预算控制、内控流程信息化、费用支付电子化等功能.通过采用信息化手段,加快了报销审批速度,完善了全面预算管理手段,真正实现预算项目和过程的全面管理.网上报销系统的事中控制功能,有效解决了以往预算管理时间滞后、控制失效等问题,预算由系统自动控制,无预算或超预算支出在系统上不能提交,须由相关部门和人员先解决预算指标问题才能申报,强化了预算监控职能.

(五)强化了内部控制执行力

中国石油股份公司自上市以来,随着资本市场监管的加强和发展需要,对内部控制体系建设和执行要求越来越高.内部控制体系建设要求必须建立可执行的规章制度和控制流程,并有效执行.也就是说既要有可以执行的标准,又要严格的执行.在这方面,网上报销系统具有很好的解决方案：首先将规章制度和控制流程在系统中固化,诸如预算额度、审批流程、审批权限等内控标准,可有效保证企业执行的标准符合内控要求；其次,经费管理预算、审批权限由系统自动控制,审批流程也由系统自动流转,有效地防止执行失效.因此实施网上报销系统对于进一步强化内部控制具有重要意义.

四、推行网上报销系统应注意的问题

网上报销系统尚属一个新鲜事物,在华北油田公司运行过程中,仍有以下问题值得关注.

(一)认真做好预算项目的设计和调整

网上报销系统在预算管理和控制方面具有强大功能,因此许多企业就误认为在报销系统中将预算项目设计的越全越好、越细越好.其实“细”和“全”是预算管理的基本要求,但在报销系统中却不宜将预算项目设计的过细、过全.报销系统只是预算管理和控制的一种较为先进的手段,目的就是在录入相关费用项目预算指标时,通过“一事一单”的方法来实现管理和控制费用项目,使其均衡发生、流程合规.如一味地搞大而全,就同一事项而言,与手工报销模式相比就会产生报销人员提交单据多、领导审批层次多、会计审核和打印电子报销单据多等现象.这样不但没达到简化流程、提高工作效率的目的,反而产生消极影响.

(二)防止压单、压票现象发生

在报销系统初期推广过程中,极易产生压单、压票现象,造成报销时间长、业务处理不及时.这主要是：一是各环节审批人对审批方式的转变不适应.传统报销方式下审批领导都是“被动”地等报销人员上门签字报销,实行网上报销后,就需各审批领导“主动”登陆系统审批,这就要求他们养成良好的审批习惯；二是报销系统部分功能未充分利用.报销审批仅是各审批领导日常工作的一部分,不可能守在计算机前专门进行审批.网上报销提供了通过手机搭建的审批平台,各审批人通过手机不但可实现随时审批,还可实现办公自动化文件签发等.但目前上述功能尚未得到充分利用.

为防止压单、压票现象影响财务部门月末结账工作的顺利完成,财务部门可指定会计人员通过报销系统及时查清各项报销业务处于哪一审批环节并及时提醒相关审批人员审批.

(三)切实做好原始单据的安全传递与审核

网上报销系统缩短了报销人员与公司机关所在地的空间范围,有效地解决了传统报销模式要求的须专人专程报销的弊端.但原始单据仍需传递到财务部门作为会计凭证的附件.因此,原始单据安全及时传递便是一个急需解决的问题.事实上原始单据传递可因人而异、因地而异,关键是要安全、及时.

另外传统报销模式与网上报销模式相比,区别之一就是原始单据的审核.传统报销模式各审批环节均能见到报销人提交的原始单据,并按职责对原始单据的合规性、合法性进行审核.但在网上报销系统中是财务部门相关人员通过网上报销系统依据报销人提供的原始单据逐要素进行审核,并由业务稽核岗对票据进行稽核.一般情况下,其他环节审批人是见不到原始单据的,因此对报销原始单据的审核责任则完全落在了财务部门,财务部门应抽调业务素质高、熟悉公司经费报销制度的人员专门从事费用报销及单据审核把关等,不能因此造成会计基础工作的滑坡.

随着中国石油业务的发展、规模的扩大、管理的加强,迫切需要各级财务管理人员进一步解放思想、创新式的把财务工作提高到新的层次,以适应中国石油快速、有效、持续发展.中国石油推行网上报销系统是适应建设综合性国际能源公司战略,进一步推进会计一级核算以及完善全面预算管理手段的需要.华北油田公司网上报销系统的建设与使用,充分利用了现代化信息技术和手段,将办公自动化、财务管理系统化有机结合在一起,优化了技术和信息的功能与作用,在操作模式上有突破有创新,实现了对传统的费用报销与财务管理方法的变革.随着国内企业改革的进一步深化和财务管理体制与国际惯例日益趋同,网上报销系统也将不断完善和发展,并发挥出更大的作用.