医用耗材内控管理

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1009-4202（2011）11-000-02

摘 要 随着医疗科技的不断进步,医用耗材的更新越来越快,品种、规格、质量、也各不相同,耗材费用占患者就医总费用的比例逐年增大.为了解决“看病难,看病贵”这一难题,降低材占比,建立健全完善的医用耗材内控机制成为医院财务管理的重要工作之一.

关 键 词 医用耗材 内部控制

随着医疗科技的不断进步,医用耗材的更新越来越快,品种、规格、质量、也各不相同,耗材费用占患者就医总费用的比例逐年增大.为了解决“看病难,看病贵”这一难题,降低材占比,建立健全完善的医用耗材内控机制成为医院财务管理的重要工作之一.医用耗材在会计上按库存物资管理,但它不同于普通库存物资,具有科学性强、质量要求高、保质期短、个性化程度高等特点,如果内控管理不严,不仅会影响医院运行成本,还直接加大病人看病费用,不能适应医疗体制改革的进程.笔者通过对《医疗机构财务会计内部控制规定》、《会计法》、《企业内部控制基本规范》等相关法律法规的学习,针对医院医用耗材内控机制建立进行如下的初步探讨：

一、业务流程控制

医院应结合实际情况,建立健全耗材内控机制,明确请购、审批、采购、验收入库、领用各环节的职责分工和权限,同时兼顾成本效益原则设置业务流程.根据医用耗材的使用范围、单价、个性化程度等不同特征可分为普通医用耗材和特殊医用耗材,普通耗材是指全院各科室均使用,在病人就诊的全过程必不可少的低值耗材,如：手套、口罩、纱布、棉签等,各科室领用量与病人量成正比,请购计划由设备处根据上年度领用量上报耗材委员会；特殊耗材是指领用数量和规格不可预先确定,与患者的病情联系紧密,个性化程度高,且质量、规格、单价很难统一,请购报告应有使用科室提出,经耗材委员会组织专家论证后进入采购环节.

二、请购审批控制

在医院耗材内控机制中请购审批是非常关键的环节,成立专门的耗材管理委员会定期讨论请购报告,确认下年度采购计划,针对特殊耗材请购不定期组织专家论证采购的必要性,专家组应由委员会按请购需求组织相关科室专家,请购科室应派代表参会并回答专家提问,经过答疑、讨论后请购科室代表退会,专家不记名填写请购论证表,交耗材委员会汇总进入下一环节.医用耗材请购论证表包含请购原因、目的、成本效益、选择性等内容,格式如下：

三、购写环节控制

耗材委员会通过请购报告进入购写环节,该环节业务具体,经办人员较多,是整个采购业务的关键环节.为此医院应建立相应的岗位责任制,明确各岗位的职责、权限,确保购写业务的不相容岗位的相互分离、制约和监督,重点监控如下关键控制点：

1.职责不相容岗位的人员设置必须分离,预算员、采购员、验收员、保管员、信息管理员、耗材会计在各自权限范围内工作,各施其职,相互监督,不得相互代替.

2.建立科学的供应商评估和准入制度,确定合格供应商清单,与选定的供应商签订质量保证协议,建立供应商管理信息系统,对供应商提供耗材的质量、、交货及时性、资信评级、经营状况等定期进行动态评价,达到准入标准的供应商才能参加耗材招投标,信息管理员及时维护供应商信息库.

3.预算员定期根据科室领用情况和病原变动情况做好请购计划,并与各科室保持沟通,使医院耗材在保证医疗安全的前提下减少库存量,为医院节约更多的流动资金,降低医疗运营成本.

4.建立完善的招投标机制,医院耗材招投标由设备处牵头,审计、监察、财务、及使用科室均应派人员参与,有准入资格的供应商自主投标,招标会上必须回答与会人员的提问,答疑完毕供应商退会,与会人员无记名确定供应商名单.

5.建立定价机制,针对不同性质的耗材分别采取协议定价、招标定价、谈判定价、询比定价等方式,或者多种方式并用确定合理的采购,特殊情况可外聘专业相似度检测机构作出评估报告.

6.建立严格的验收制度,有专人负责验收,所有耗材必须经验收员验收合格后方可签收手续,特殊耗材直接用于手术不需入库的,也必须经验收员验收合格签收手续后直接送使用科室.

7.建立保管制度,经验收员验收合格须入库的耗材,保管员入库手续,完善库存耗材登记,分类归置与仓库,定期盘点,做到账实相符.

8.建立退货管理制度,与供应商签订合同时,明确退货原因、违约责任、违约金等相关事宜.

四、付款环节控制

医院应建立完善的采购付款机制,制定付款流程,明确付款审核人的责任和权限,严格审核请购、预算、合同、招标文件、、验收手续等相关内容,审核无误后报主管签字,通知会计入账,出纳按合同规定及时付款.

1.付款环节流程图：

2.设置审核岗位,专人审核采购员所报资料,严格审查资料的完整性、的真实性、合法性和有效性,对审核无误的应付款项报主管签字后交出纳付款.

3.出纳与审核必须分开,相互监督、制约,不得互相代替,出纳在接到付款通知后应按合同规定及时付款,不得因个人理由拖延付款时间,定期与银行核对往来款项.

4.设置耗材会计岗位,会计在接到主管签字的凭证后登记入账,定期与审核、出纳对账,做到账账相符,同时与设备处会计、保管员对账,做到账实相符.耗材会计的设置根据医院工作量,兼顾成本效益原则,可设专职会计,也可由其他会计岗位兼任,但不得由出纳兼任.

5.对使用过程中发现违背医疗卫生安全的耗材,应马上联系供应商,明确退货事宜,及时收回已付款项,并按合同追讨违约金.

五、领用管理机制

医用耗材不同于其他库存物资,科室领用后牵涉到向病人收取费用的问题,少收、多收、漏收均不符合国家物价管理条例.所以医院应建立耗材领用管理机制,规范领用流程,使用科室领用耗材后设备处应开具出库单（一式三联）,一份科室留用备查；一份交科,科按物价政策加成后维护至医院收费信息系统；一份交经改办核算科室成本.科室在使用后按收费系统准确收费,既有利于医院成本管理,让患者明白消费,又能明确各环节的岗位职责,各施其职相互监督,使耗材使用环节有序良性的运转.

综上所述,加强医院医用耗材的内控管理,控制好各环节的关键点,不仅能使医院良性运行,开源节流,适应医药卫生体制改革和医保结算政策的发展,同时能降低病人就诊费用,为解决“看病难、看病贵”难题作出贡献.