Word软件在提高办公效率方面的应用

【摘 要】本文首先阐述了Word软件在提高日常办公效率上的几项特殊功能,然后以Word软件的邮件合并功能在自动化办公中的应用实例具体分析其在提高办公效率上的显著效果,最后作出总结,为Word软件的实际应用和进一步发展提供参考.

【关 键 词】Word软件特殊功能日常办公办公效率

一、Word软件提高办公效率的几项特殊功能

第一,高级查找和替换功能.Word软件中的查找和替换功能可以快速的实现文字、特殊字符、格式及其之间组合的查找和替换,不仅可用于对文本进行批量的修改和删除,还可用于对文本字体和段落格式的批量设置.熟练掌握Word软件的高级查找与替换功能可以有效的提高日常办公效率.比如,要实现将文档中的“泄露”全部替换成“泄漏”.如果一行一行的阅读查找并替换,文章篇幅短这种传统的方法还可行,但是对于篇幅较长的文档,采用这种方法工作量就会很大,同时需要花费大量的时间和人力.用Word软件的查找与替换功能,使用“编辑-替换”命令,在“查找内容”编辑框内输入“泄露”,在“替换为”编辑框内输入“泄漏”,单击“查找全部”,最后单击“全部替换”即可实现将文档中的“泄露”全部替换为“泄漏”.用Word软件的查找与替换功能不仅可以有效地提高工作效率,还能保证查找替换工作的准确无误.

第二,Web工具支持功能.用户利用Word软件的Web支持功能,不仅可以根据向导快速便捷的制作Web网页,将Word文档超链接到因特网上,还可以通过Word软件的Web工具栏快速的打开、查找并浏览Web网页上的各种文档,可以节省查询时间,提高日常工作的办公效率.

第三,邮件合并功能.邮件合并功能是Word软件中常常被人们忽视的一个强大并且非常实用的功能.对邮件进行处理是Word软件邮件合并功能中一个最基本的功能,将Word软件与Excel软件进行有机结合并充分发挥Word软件的邮件合并功能和现有资源的作用,轻松快捷的完成招生录取表、成绩通知单等的填写,可以节省大量的办公时间,提高办公效率.

二、Word软件提高办公效率的具体实例――利用邮件合并功能实现信封的批量打印

1.通过视图菜单打开邮件合并工具栏,如图1所示.

图1

2.文档类型设置.单击（图1中第一个按钮）,弹出“主文档类型”设置框,如图2所示.点选“信封”,单击“确定”.

图2

单击“确定”之后会出现“信封选项”设置框,用户可以根据自己的实际使用情况设置所要制作信封的尺寸,并调整收信人和寄信人地址的填写位置,可以通过设置框下方的信封预览查看信封设置的实际效果.文档类型设置好之后,将文档保存在与所要使用的excel表相同的目录中.

3.数据源的选择.单击（图1中第二个按钮）,打开数据源选项,通过设置对话框选择将要使用的学生通讯录的excel表,如图3所示.图中除第一行之外的每一行都为一条记录,每一列为一个字段,每一列的标题称为字段名.

图3

4.数据和文字的输入.本次所要批量打印制作的信封其寄信人的地址和寄信人所在地的邮编是不变的,而收信人的地址和收信人所在地的邮编是随着图3中每条记录的不同不断变化的,因此信封中的文字就要分两部分进行编辑.信封上不变的文字部分可以用文本框直接输入和排版,不断变化的文字部分要通过插入域来实现,具体操作如下.

首先将邮政编码添加在信封上,单击并在所弹出的选项框中点选“邮政编码”并单击“插入”,实现邮政编码域的插入.然后用这样的方法依次完成收信人通讯地址、收信人名称等的域的插入,最后填写好信封上不变的文字部分,信封制作基本完成.

5.单击,可以查看第一条记录对应的信封样式,但后点击,可以依次查看各条记录所对应的信封,保证数据导入的正确无误.

6.查看打印结果并进一步调整信封排版.先打印出一条记录的信封,根据打印出来的实际信封进一步调整信封排版,直到满意.

7.全体输出打印,完成信封制作.当信封排版调整完毕之后,保存信封文档,可以通过单记录一个个打印,也可以通过合并实现多记录一次性打印.

通过以上实例可以看出,用Word软件的邮件合并功能可以快捷方便的批量制作信封,有效的保证了工作质量,减少了时间消耗.运用同样的方法还能快速完成大量录取通知书、成绩单、补考通知单等的制作,大大地提高了工作效率.

三、总结

Word软件功能强大,具有快速生成目录、高级查找与替换、Web工具支持、邮件合并等多项特殊功能,熟练掌握Word软件的操作可以帮助我们在日常的办公中快速编辑文字、艺术字、数学公式以及进行表格制作等,能够满足各种文档处理的需求,还能方便快捷的对文档内容进行修改、删除以及格式的调整.运用Word软件的邮件合并功能还能快速完成大量通知书、成绩单、信封等的制作.Word软件在提高办公效率上功不可没.