机关办公自动化建设(OA)的

摘 要：新时期下,各级机关必须积极利用办公自动化技术,加快知识信息的创造、加工、传播和应用.本文介绍了机关办公自动化建设的现状、存在的问题、发展策略及对机关工作人员如何适应办公自动化的要求进行了探讨.

关 键 词：机关；办公自动化建设；思考

中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1006-3315（2014）07-178-001

最早的办公自动化指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的使用.接着,指的是用电脑进行文书存贮、排版及输出工作.这些传统的办公系统都无法实现信息的共享、交换、传递,无法实现机关、单位内部的协调.今天的现公自动化系统更着重于提供办公信息的共享、交换、组织、传递、监控功能,提供协同工作的环境.政府机关不仅要求公务人员对他所要实施的任务目标能够“知其然”,更要求公务人员特别是高级公务人员能够“知其所以然”,在这种背景下,办公自动化领域不可避免地孕育着一场新的革命.

一、机关办公自动化建设存在的问题

1.缺乏统一的技术标准（文档、流程、管理、监督）和规范

随着办公自动化的迅速发展,各种OA软件开发公司不断涌现,各类OA软件公司、实施单位在开发上各自为战,缺乏相应的行业标准,为日后与上下级单位、同一行业、相关机关进行联合办公留下了极大隐患,也为系统的升级带来了困难.

2.缺乏交流的氛围和环境

在我国,缺乏统一的办公自动化协调机构,指导力量和力度不足,使有些部门处于半自流状态；由于交流不足和低水平的设计,造成很多的部门都在做重复的建设,而对系统建成后的“强制”应用则重视不够,以致出现应用系统得不到最佳的应用水平,发挥不出信息系统的应用效果.

3.新的办公方式的推广往往会出现问题

由于计算机水平的普及程度不够,很多部门的工作人员不会操作办公自动化软件.而网上办公与传统手工办公有着流程的差异,使得很多人员在办公习惯上难以改变,难以真正实现系统性流程.

4.真正无纸化办公难以实现

第一,很多OA系统由于缺少实现网上公文批注、签阅的软件,领导的批示、签字还只能在纸上完成,无法实现真正意义上的无纸化.

二、机关办公自动化的发展策略

1.选对合作伙伴.强强联合,有利于开发水平的提高、开发周期的缩短,避免低水平的重复,少走弯路,提高产品的竞争能力.

2.技术选型符合发展潮流.选择与世界发展潮流吻合的技术.技术的标准化程度要高,开放程度要好.关键应用主张自主开发,发展民族产业.在技术结构方面,尽快从Client/Server结构体系转到Browser/Server结构体系,采用B/S思路,最终用户界面统一为浏览器,应用系统全部在怎么写作器端,是标准的三层结构体系.

3.功能模块实用为主.有些软件厂商,为了提高软件的,采取了以“大”充好的策略,不管客户实际需求怎样,奉行模块多就要收高价的策略.而在实际应用中,常用的模块只有几个.

4.系统设计符合国情.考虑到我国办公自动化的现状,在设计上应采用生命周期法和快速原形法相结合,在已有的产品基础上,以采用快速原形法为主,先推广,后调研,进行二次开发.

5.组织实施领导支持.实施办公自动化,必将与传统的工作模式有所冲突,这就涉及到改革问题,因此需要领导大力支持,率先使用.

6.普及培训落实应用.办公自动化系统涉及的部门较广,必须以各相关部门能够正常使用为前提条件,通过提供多种形式的培训和提供使用手册等方式,帮助使用人员尽快掌握操作方法,可使系统早日得到推广使用.

三、机关人员如何积极适应办公自动化的要求

1.思想观念转变,走出认识误区.一是走出“自动化”不如“手动化”得心应手的误区,早日告别纸与笔,走向光与电；走出自动化就是走出文字处理自动化的误区,进一步扩大办公自动化的范围和外延,改变配上计算机、学会输入法就是实现了办公自动化的不正确观点；走出办公自动化容易出错、容易泄密、不利于归档等误区.二是加快知识更新,适应办公自动化的要求,熟练掌握计算机知识、网络知识、电子公文知识和操作技能,使自己在知识结构上能够适应办公自动化的要求.

2.信息来源上转变,广泛博览.机关人员一定要跟上网络发展的步伐,从只注重本地信息的小圈子里解脱出来,充分利用先进的信息技术,将分散于各种网络的社会信息及时收集起来,整合成为有机的、完整的信息系统,不断拓展怎么写作空间,有计划、有步骤、高效率、高质量地怎么写作于各级领导.

3.资料搜集上转变,优质高效.办公自动化的普及,机关人员在资料收集利用上有了更方便的条件、更广阔的天地、更高效的手段.为适应这一变化,机关人员一是要变单一为多元；二是变粘贴为储存；三是变保存为整理.在推行办公自动化系统的初期甚至相当长的时期内,为保证正常的办公秩序,须将传统办公系统和办公自动化系统并行,使两种系统处于共存、互补状态.两种系统的并行,不仅不会减少行政管理的工作量,反而还要增加许多重复性劳动,软件开发者和办公人员都应对此有充分认识.

4.写作方式上改变,灵活高效.办公方式的转变,最直接的就是文件处理方式的转变.对机关人员来说,更主要的表现在写作方式的转变.一是变手写为敲打；二是变顺序写为成熟先写.运用电脑以后,可以完全打破传统的思想模式,哪个问题考虑成熟了就先写哪一部分；三是修改更方便.公文的起草、发文、签阅、传递等均可在计算机上进行；通知、公告、通信、开会、决策、获得反馈信息、征求员工意见等均可在网络上实现.

做好机关办公自动化工作,统筹兼顾、综合平衡是第一重要的,办公自动化需要同步做好各方面的工作.同时规范办公程序,减少重复劳动,在提高管理水平、提高怎么写作能力、提高工作效率上发挥积极的重要作用,为机关效能建设取得实效增添精彩的一笔.