高校行政管理信息化的与实践

摘 要：在信息化建设中有很多小型项目由于管理不善而导致最终失败.本文结合作者本部门的信息化建设情况.分析了在这种高校小型信息化项目管理中存在的各种问题,并从技术和管理角度提出了一些有针对性的解决方法.

关 键 词：信息化；小型项目；项目管理

中图分类号：G401　文献标识码：A　文章编号：1009_8631(2010)05-0107-03

信息技术为核心的知识经济时代.信息资源已成为与材料和能源同等重要的战略资源；信息技术正以其广泛的渗透性和无与伦比的先进性与传统产业结合；信息产业已发展为世界范围内的朝阳产业和新的经济增长点.高校作为教育、科研机构,拥有大量信息化建设相关专业的学生和人才.在这方面拥有得天独厚的优势.高校行政管理部门可以组织学生队伍来进行简单的信息化建设项目.以较低成本完成部门内部工作流程的信息化.

高校行政管理部门内部信息化建设以软件项目为主,通过对现有手工业务流程的梳理提炼需求,组织开发团队进行软件设计、编码、测试,最终实现业务信息化,达到提高工作效率的目的.

作为信息化项目的管理者,这种小型的以学生为主要开发力量的软件项目在需求管理、过程控制、人员管理、质量保证等各方面都面临一定的挑战.

一、高校行政管理部门信息化项目管理面临的挑战

高校行政管理部门内部信息化软件项目以学生为主要开发力最,具有项目规模较小、开发人员较少、开发人员流动性较大、项目维护周期较长等特点.因其规模较小,看起来比较简单,所以在开发过程中往往忽视了项目管理和过程控制,最终无法得到项目预期的效果.作为甲方――部门信息化负责人员,在这种类型项目中面临的挑战有：

(一)项目需求不能确定

小型项目在开始的时候不能做到充分的调研和分析,只有一个大致的目标和方向,很难做到明确、清晰的需求定义.随着项目的逐步展开,需求必然会不断地产生变化.而做到经典软件工程的需求变更管理需要引人变更申请、评估、决策、回复、实施、验证等多个过程,这对于资源受限制的小项目来说是不现实的.

针对办公室小型信息化项目的特点,如何管理好需求,保证最终的项目结果符合预期的目标,这对管理人员来说是一个主要的挑战.

(二)技术选型存在问题

高校行政管理部门信息化项目以学生为主要开发力量,学生在进行项目研发时通常会追逐最新、最热门的技术和方法.而忽视实际的项目需求.如果项目在开始的时候选择了不成熟的解决方案和技术.项目的大部分资源会被耗在技术细节上,而不能很好地用来满足项目的需求.

小型项目从功能到性能方面的需求通常不会特别苛刻,往往利用现有的成熟方案就能解决问题.管理开发团队,确保其采用合适的技术和框架来满足项目需要,当技术路线偏移时及时做出调整,这是项目成功的一个重要保障.

(三)临时组建的开发团队水平不一

水平不一问题在学生团队中尤为突出：团队是临时组建的,团队成员的水平如何在真正投入工作之前都不能得到有效的评估.开发人员之间的水平差距将会对项目带来三个方面的负面影响：①不熟练的成员拖慢项目进度；②水平差的成员写出的代码质量得不到保证；③没有标准的开发规范,成员各做各的,导致项目难以维护.如果不能很好的解决以上问题.项目的进度和质量都将受到影响,最终将会成为项目失败的一大诱因.

(四)开发人员流动性大

学生因其课程、学业问题.很难保证所有团队成员自始至终的参与.这就对项目的开发过程控制提出很大挑战：如何保证团队成员更迭不会对项目进度、质量造成影响.如何保证项目过程中积累的领域知识能够在团队成员之间有效传递,这是项目管理的一项重要工作.开发人员流动性大.这对项目后续的维护工作也提出了严峻的挑战：当项目完成后有新的需求时,往往找不到当时的开发人员j如何才能保证新的维护人员能快速掌握项目的开发技术、工作原理,这需要在项目管理过程中尽早考虑.

(五)项目质量得不到有效保证

因为项目规模较小、功能简单.在开发的过程中往往会把全部精力集中在功能的实现上面.而忽略了质量问题.在这种开发状态下,没有正式的测试计划和测试用例,只有开发人员针对自己开发模块的简单验证,项目的质量得不到有效的控制.

而质量才是项目成功的关键所在,如果没有从一开始就严格的对质量进行把关.项目在后期就会陷入不断回头修正缺陷的状态,无法提交有效的工作,甚至有重头返工的危险.

所以必须在项目的整个生命周期中把质量控制作为项目管理的一项关键任务.利用各种方法和技术保证项目的质量.

(六)开发进度不透明,不能有效控制

按照传统的软件开发瀑布模型,软件开发需要经历制定计划、需求分析、系统设计、程序编写、软件测试、运行维护等六个阶段,这种模式对于能遵循规范进行的大型项目也许能够适用,但是对于需求不明确、人员不稳定的小型信息化项目来说却不能有效工作.

尤其对于以学生为主要开发力量的团队来说.如果不能看到项目的实际产出物.就不能真正掌握项目的进度.项目可能永远停留在设计阶段：或者团队成员会常常给出“做的差不多了.就等着集成了”这样的答复,而实际的集成却迟迟不能完成.

要保证项目按时完成、实现期望的功能、保证良好的质量,就必须对项目整个开发进度进行有效控制.做到项目进度的实时、可靠控制.

二、高校行政管理部门信息化项目管理方法研究

分析高校行政管理部门信息化项目的特点,我们需要一种更“敏捷”的项目管理方式来实现项目目标.在这里我们结合一些敏捷软件开发方法论的一些观点,提出了以下几点针对高校行政管理部门信息化项目的建设方式：

要保证项目成功.首先要解决需求问题.小项目通常比较仓促,不会有详细的需求分析过程；在项目初期只有一个大致的目标,不能很明确要完成的需求是哪些；随着项目的不断进展项目的出资方和承担方才会不断加深对项目需求的认识,需求随着时间不断地深化、细化.管理随着项目逐步展开而变化的需求,是项目管理中要应对的主要挑战.针对这个问题,可以使用迭代式开发来组织项目,达到有效管理需求的目的.

如图1所示.迭代式开发的定义为：迭代包括产生产品发布(稳定、可执行的产品版本)的全部开发活动和使用它必需的所有其他元素.所以,在某种程度上,开发迭代是一次完整地经过所有工作流程的过程：需求工作流程、分析设计工作流程、实施工作流程和测试工作流程.

在应用迭代式开发时,可以根据实际情况合并分析、设计、实现过程,但是测试和需求确认是必须要做到的.应该尽量缩短迭代周期,快速的发布可验证版本.随着对迭代版本的验证,需求可以得到确认和细化,在项目早期没有想到的需求以及不明确的需求会逐渐的清晰起来,最终得到切实符合需要的结果.同时,需求变更带来的风险也会相应的降低：在对迭代结果验证时及时纠正偏差的理解,不会把错误一直延续到项目的后期.使用迭代式开发还可以有效降低技术选型不当带来的风险,如果在早期的迭代中发现选择的技术不适合用来满足项目的需要,可以及时进行调整.

在项目建设的初期,必须对目标进行细致调研分析.从而选择合适的实现方式和技术.技术选型应本着以下原则进行：

1.选择成熟、稳定的技术和方案

如前文提到的,在选择技术和方案时.工程师或学生往往都倾向于选择最新、最热门的技术来充实自己,而项目的实际需求往往会被忽略.而新技术由于其出现时间较短、测试不够充分,存在难以配置、缺少文档和由其自身问题因产生的使用问题.相对于新技术,成熟的技术、框架和方案因其使用广泛、出现时间较长,比较容易理解、掌握,在遇到问题时有充分的资料可以查询解决.对于行政部门信息化的小型项目来说,完成项目目标、实现预期需求才是根本任务,不应该把项目变成团队成员的学习班,在技术选型时一定要选择适合本项目的最成熟技术.

2.充分考虑扩展性和集成性

信息化管理系统现在已经发展成为一个体系.信息化管理系统已经不是以前单一的一个管理软件了.现在一个部门往往使用多种信息化管理系统,如CRM客户关系管理系统、0A办公自动化系统等等.

因此,在新的信息化系统建立时必须要考虑的一个问题就是系统的集成如何把本部门实施的各个信息化项目有效的集成起来,减少信息化项目上的重复投资,提高信息化管理的效果,是信息化项目建设中的一个重要工作.

为此,在信息化管理软件进行选型的时候.就需要考虑这个系统集成性的问题.要考虑所即将采用的实现方式.有否提供丰富的接口,可以跟其他信息化管理系统进行交流.

小型项目在开发过程中面临着人员水平不齐以及人员流动较频繁的问题,尤其是以学生为主要力量的高校行政管理部门信息化项目,人员稳定性更得不到保障,项目的质量和进度都会受到人员问题的影响.而引入开发技术规范(对于软件项目来说也就是编码、过程的规范),并定期对其进行评估和审核可以有效的解决质量和进度的问题.

1.规范技术来保证项目的质量

针对水平参差不齐的开发人员,制定统一的技术规范并推行开来,这样就增加了一个对开发技术深入理解的过程,在约束水平较高的开发人员的同时也能显著的提高水平较低人员的工作质量.水平较高的开发人员在进行开发时往往会倾向于炫耀自己的技术,选择一些别人难以理解的方式来实现自己负责的模块.而这样很容易带来一些不可预料的影响,项目质量将受到影响.通过对技术规范进行约束.采用标准的方案来解决常见问题.这样更加稳妥,项目的质量更容易得到保障.

而对于水平较低的开发人员来说,技术规范可以为他们的开发进行指导.模仿标准方案来解决开发中遇到的问题.这样可以保证令人满意的质量和进度.

2.规范技术来保证项目知识的传递

针对项目人员流动过快,统一的技术规范可以帮助新来的团队成员快速接手之前团队成员遗留下的工作.

如果没有遵循技术规范.在开发过程中每个人都按照自己喜欢的方式工作,提交风格迥异的实现方式和结果.一旦某个人员离开工作岗位,那么接手他工作的新成员必然很难理解前任的实现方法和思路.需要花费大量的时间和精力来理顺工作.知识延续的效率得不到保障.最终拖慢项目的进度.

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遵循了技术规范的开发工作,采用一致的实现思路,可以保证项目知识的有效传递.即使人员变更.新来的人员在现有技术规范的基础上也可以轻松的理解前任的工作思路和方法,快速接手工作.同样团队之间人员的变动也可以更加顺畅.不会对项目的进度造成过多影响.

3.定期审核技术规范执行情况

制定了技术规范后,管理人员要保证技术规范被切实执行,这就需要定期的技术审核.可以结合迭代式的开发过程.以每个迭代周期为审核周期,定期对技术规范执行情况进行评估和审核.审核时对违反技术规范的程度可以划分为三种级别：违反第一等级规则时,工作将暂停,项目将无法进入测试和生产阶段,直到问题解决.第二等级主要是指一个预备阶段.在下一个迭代内.此等级的问题会上升到第一等级,因此在此之前应该将这些问题解决掉.第三等级问题不具实质危害.这个等级只是建议解决某些问题,但在上升到其他等级前,这些问题不会对工作造成影响.

如果管理人员无法满足技术要求,可以组织技术人员互相审核或指定某一个人员来负责,负责人要定期轮换,保证每个人的工作都得到控制.对于软件项目.还可以采用针对代码的自动审核工具,提高审核工作的效率.

质量是项目成功的关键,除了制定技术规范外,我们还针对软件项目引入测试驱动开发技术.来保证项目的质量.同时使用测试驱动开发技术,还可以使得项目应需求变化时能快速得到响应.

测试驱动开发起源于xP法中提倡的测试优先实践.测试优先实践重视单元测试,强调程序员除了编写代码.还应该编写单元测试代码.在开发的顺序上,它采用先编写测试,再编写代码来满足测试的方法月.这种方法在实际中能够起到非常好的效果,使得测试工作不仅仅是单纯的测试.而成为设计的一部分.

测试驱动开发关注软件的单元测试,在开始进行编码之前先编写测试代码.在实现功能之后可以立即对其进行验证.采用测试驱动开发方式进行项目,会强制开发人员在实现功能之前先考虑如何验证它们,那么一些不合理的设计再付诸实践之前就会被识别出来,这样既保证了项目能预期的质量,又节约了项目返工来带的时间开销.

由于有自动对项目实现进行验证的单元测试积累,在项目需求发生变化而需要改动代码时,只需要运行所有单元测试就可以知道这次的改动会不会对软件其它模块带来不可影响.这样可以快速完成代码的调整而不会造成潜在的质量问题.

同样针对软件项目,可以采用持续集成技术来保证项目的进度实时可见、可控.持续集成是一种实践,是持续地编译、测试、检查和部署源代码的过程.在许多持续集成环境中.这意味着每当源代码管理库中的代码发生改变时,都要执行新的构建.持续集成过程如图2所示：

使用持续集成技术能有效降低风险.许多的项目和团队在实践中证明,持续集成实践能使缺陷更快被发现和修复,使开发更加迅速.延迟集成的问题在于时问难以估计,项目进度无法有效控制.在项目最紧张的阶段之一把自己置人了一个盲区.此时即使没有拖延也轻松不了多少.持续集成巧妙的解决了这个问题.长时间的集成不再存在,盲区被彻底消除了.在任何时间都知道项目的进展,什么能运转,什么不能运转,系统里有什么明显的缺陷,这些都一目了然.管理人员也可以尽快得到反馈,针对项目中存在的问题进行调整.

因为快速短周期的集成,项目中新引入的缺陷也能被尽早发现,这样要追踪和修正这些问题也就容易了许多.这样最终的结果是项目的质量和开发速度都会得到加强.

三、项目计划数字化管理系统实践

项目计划数字化管理系统旨在加强专项资金预算编制和执行管理.实现建设项目执行的全数字化管理.系统主要用于跟踪建设项目的经费执行进度,实时了解和掌握各项目的执行进展,加强监督和管理.项目单位通过数字化管理系统申请执行项目计划,及时了解执行进程.职能部门通过数字化管理系统进行流程审批和过程跟踪,实现部门内部数据共享,对建设经费的执行进度实现了实时监控,便于统筹管理经费,同时,提高办事效率,简化办事流程.

本项目是一个典型的软件项目,目标是建成部门内部主要业务的信息化管理,实现分布式业务处理.在项目开发的初期,我们制定了以两周为一个周期的迭发计划,并选择了比较成熟的Ja以及B/s技术.同时参考《实现模式》一书,制定了我们项目的编码规范和评审计划.在项目开发过程中始终要求采用测试驱动开发技术并搭建了持续集成怎么写作器,在每次主要功能提交后自动集成.

通过6个月(3个迭代)的努力,我们成功完成了部门内部业务的信息化,已经正式上线,由于采用了迭代式开发,在开发过程中不断深化需求,最终达到了项目建设的目标.为部门工作效率、工作质量带来卓越改进.

结论

高校行政管理部门内部信息化软件项目因其自身特点,在项目管理控制上存在很多挑战.本文参考时行的敏捷开发技术,着眼于项目管理及项目开发技术,提出了以迭代式组织项目开发、慎重选择技术方案、制定并贯彻技术规范、测试驱动开发、引入持续集成等关于这种小型项目管理的方法,并简单介绍了采用本文讨论方法在作者自己部门信息化项目中取得的成果.