我的会展情缘

在大学毕业即将迈入社会时,我对自己的人生规划还是一片迷茫,当时高考分数还可以,却没有大学录取,后来调配到医疗领域学医疗器械,我对这个行业不是很感兴趣,我曾经报考航空航天大学,无奈却失主交臂.我一直认为自己的逻辑思维很好,如果没有从事技术行业真的是很浪费,于是我报考了复旦大学的计算机软件自考专业.在经过艰辛的努力学习之后,终于毕业了.但是当我走进这个领域时才发现,作为一个女程序员是多么的难生存,特地,还是从医学领域里转行过来的女程序员更是难找到一个发展的平台,真可谓是“念天地之悠悠,独呛然而涕下”等

之后,一次偶然的机会让我接触到了会展领域,那时华东师范大学会展学院举办会展师培训,我在同学的介绍下进入了这样的学习环境,通过一段时间的培训下来,我真的有那种相识恨晚的感觉,因为我找到了自己的兴趣点和平台,让我充分体会到了人生最大的快乐莫过于把自己的爱好当成职业.

接下来的几年里,我一直从事国际和国内的会展工作,基本上行业里的每一个角色都担当过,所以在理论与实际的结合中得到很多体会,故把自己的经验所得写出来,与所有热衷于会展行业的人一起来分享,若有不足之处,还望大家多多体谅.

会展包括会议和展览,我对会议从业时间较长,故谈谈对会议的理解.

会议就像一个工程,就像我们设计软件产品一样,包含许多模块,而各模块之间又存在着各种逻辑关系,怎么从整体上统筹规划好这个工程,就需要有一个完整、严密、成熟的策划过程.

其实策划是一个比较抽象的概念,我也是通过实际工作中才慢慢体会到其中的深刻含义.所谓策划,就是揭示个人、组织如何创造性地组合运用一切可以利用的信息、资源和时间三大基本要素,从而掌握行动的主导权,最终达到预期的目标.

当然,策划学是一个非常综合的学科,体现的是一个整体的全局性的思维.所以策划学不同于市场学,市场学紧紧围绕市场而异动,策划学则着眼于全局；策划学不同于管理学,管理学注重机构的组织与运作及其所产生的内部效率,策划学探讨内部效率与外部市场以及与其他一切相关点的辩证关系；策划学也不是广告学,广告学以传达信息为目标,策划学控制信息传达的范围、速率和效果.

如果耍作好一个策划,组织者一定要掌握以下几个知识领域：

总结下来,做好一个策划工程,主要可以通过以下六个步骤完成：

1　明确目的,即明确企业的战略战术、发展目标,以及在发展过程中可能遇到的问题及应对办法,

2　收集相关信息,分析发现其规律,挖掘其价值.

3　在信息分析的基础上,产生解决问题的方式与方法以及新的创意.

4　编导策划书,并设计讲解和实施方案.

5　接受相关人员的质询和建议,以及市场的反应效果修正错误,最终设计出符合市场的会议产品.

6　实施总结,会后评估,总结得与失.

策划学贯穿于整个工程周期,是项目的灵魂,也是项目的核心,所以对于一个会议工程来说,策划无异于人的大脑,指挥着各个资源的协调与配合,正如一句格言：“不做总统,就做策划人”.此话似乎有些夸张,但也的确表达出了策划学的地位是何其的重要.因为我深刻体会到会议是否取得预期目标,其设计的会议产品一定要符合市场需求,符合行业的焦点及热点.目前中国的会议行业就像春秋战国时代,有很多会议公司,但是体制不完善,经营及管理办法不成熟,没有一个系统的科学的策划过程去抓住市场需求.所以操作过程中往往出现各种各样的问题与风险,导致一个会议的生命周期很短,很快就死掉了,无法形成一个行业里的品牌和风向标.而对于那种市场机制很成熟的会议公司,往往能抓住行业里的市场需求,找准主题,最终成功招商并完成一个会议.所以在目前中国这种会议市场的大环境下,谁能最终成为霸主,成为行业里闪耀的明星,我们可拭目以待.

那么作为策划实施的对象,会议工程其结构和流程又是如何的呢我们借用一个图表来形象表示一下.

通过上图我们可以清晰的看到会议在各个阶段的工作和任务.当从整体上看待一个项目时,便有了一定的高度和宽度,就能够很好的掌控全局,灵活控制其进度,以及风险评估,和处理一些突发的不可预测的事件.因为我曾经策划并组织过一个北欧企业合作论坛,在最后的三个月里,可谓是危机重重,招商很困难,差一点就在会议还没举办前就死掉了.所以每一个环节都很关键和重要,它将直接影响到你下一个操作过程.所以在执行当中一定要制定好工作进度表及风险预测和应对办法.不然就像马云先生所说的那样：“天就要亮了,可是很多人在天亮的前一刻就倒下了.”

这些年来,我在操作一个会议时,就发现这个过程中会产生很多的资源,如果整合得恰当的话,不仅可以把会议做好,而且还可以产生很多衍生的价值.对以后再举办会议或是其他活动,都可以提供一个很好的资源利用平台,于是,资源的整合便成了会议工程里一个非常突出的特色.

其实从本质上来看,会议就是把一大堆具有相关关系的人集合在一起,进行智慧的交流与碰撞.所以每一个人就是一个资源.而大量的资源集合在一起时,便形成了一个强大的有机的资源库.怎么去掌控好这个资源库里其维妙维肖的关系,便成了一个会议策划人倍加考量的重点了.它就像是一门艺术,需要一个人用心去领悟,去体会,正如一个画家在创作他的作品一样,然后通过自己的艺术形式体现出来.

我这样描述也许太文学了一点,我们用图表来理性的表述一下：

在我的理解里,资源是会议工程产生其价值的源动力,所以对资源的分配和整合是会议工程的重点研究对象,也是最具有不可预测的和突发性的因素在里面,要把握好其尺度以及风险评估,是需要长期的经验积累和研究总结的.

从宏观上来看,会议工程就如下面的结构关系图：

所以要做好一个会议工程,其实需要有很好的战略思维与统筹规划的.在前人的经验及自己的总结中,我得到如下几点体会：

一、先予后取：积极推进会议的营销.

二、努力扩张：进行大范围布局.

三、目光长远：可以为市场预亏.

四、品牌化：在行业里形成品牌效应.

五、理念：理念是会议工程生产力的核心.

我认为这是一个很好的战略战术,目前中国市场上很多会议公司只看眼前,只为赚钱,结果往往很快就死掉了,我们可以看看那些国际性的会展公司,比如法兰克福,汉诺威,励展等行业里的龙头企业,在他们刚进入中国市场时,基本都是亏损状态的,但几年过后,他们都顺利盈利了.并且现在他们在中国市场的很多行业里已经形成品牌会展,垄断了市场.他们的优秀理念真的很值得我们学习和借鉴的.

以上是我这些年来的心得体会,希望能够引起共鸣,“人之相知,贵相知心”,倍甚感激！