医院档案管理中存在的问题处理

[关 键 词]档案管理；问题；处理对策

[中图分类号]R19[文献标识码]C[文章编号]1673-7210（2007）07（a）-155-02

医院档案是医院在工作活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案.医院档案资料是研究和借鉴医院发展历史经验的重要参考资料,对研究医院的学术、技术进步经验,推动医疗卫生事业的发展都有重要的参考价值.但是,在当前医院档案管理工作中,普遍存在着资料归档不系统,归档资料不完整、连续性差等现象,严重阻碍了医院档案管理工作的开展,对医院整体水平的提高产生了不利影响.

1医院档案管理中存在的问题

1.1档案管理格局混乱,管理机构职能不明确

医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责.由于历史的原因和医院行业管理的要求,综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案和部分实物档案、音像档案等,而医疗文书档案、各种检查影像图文档案等分属各个业务部门管理,形成一个单位多部门管理档案的格局.

1.2档案管理制度不健全,检查考核不落实

在医院管理中,一般都按照卫生部要求制定了适用于本院的、较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责,而涉及档案管理的制度、职责较少,没有相关的制度和检查考核措施.在医院目标管理考核方案中,一般也没有将档案管理纳入目标考核.

1.3档案意识淡薄,档案资料收集不全

很多医院着重收集各种红头文件,忽略了其他方面的档案信息,如医务活动中形成的各种资料、学术活动的情况报告、发表的各种论文和进行的科研课题等,因此,许多医院的档案资料零星不全,不能真实准确地反映历史；另一方面许多从事医院档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致,对档案知识了解不够.各种原因导致医院档案工作者对档案管理的责任心不强,使许多重要的档案材料流失.

1.4观念落后,创新意识不强

由于档案工作效益的滞后性,大多数档案工作者认为只要立卷、归档、鉴定、保管等一系列环节完成后,基本上就“万事大吉”了.在工作中,习惯于“坐等待收”的怎么写作方式,对遇到新情况、新问题胸中无数,不善于捕捉新信息,难以开创档案工作的新局面.

1.5对医院档案内容界定不清,管理范围不明

随着社会的发展,档案的内涵和外沿都在发生变化.在医院,档案的范围也从当初的文书档案、照片档案、病历档案、人事档案等发展到今天的科研档案、影像档案、病理切片档案、各种设备检查的图文档案、实物档案、计算机磁盘档案、计算机数据档案等.由于对纳入档案管理的内容没有明确的要求,各医院根据自己的理解和实践进行管理,使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理.

1.6档案管理不能与医疗业务建设同步规划、同步发展

在医院近期和远期规划中,一般对医院规模、医疗设备、技术水平、人员结构等都作了比较详尽的规划,而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中,造成档案管理水平不能与医疗业务同步发展.

1.7医院档案现代化管理手段应用较差

随着档案管理的数字化,电子文档应运而生,这些文档无论从载体形式、归档办法,还是从本质属性、来源等方面都与纸质文件有很多不同.另外,档案管理者缺乏专业培训,对电子文件整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等,缺乏足够的应付能力.

2提高医院档案管理水平的处理对策

2.1完善机构,健全网络

医院应设立全院综合档案室,配备专职、档案员,并成立医院档案综合管理领导小组和监督小组,监督指导全院档案工作的资料收集、立卷归档、开发利用等工作；同时,医院应建立较为规范的各类档案库房,并指定专人管理.

2.2制订合理的档案管理制度及相应的考核制度

首先,档案室要建立完善的规章制度,以减少档案管理的随意性,保证档案管理工作的健康持续发展；其次,要建立有效的激励机制和考核制度,将档案管理与部门领导工作实绩考核奖惩挂钩,以促进档案管理的规范化；并将档案建设作为各科档案员的年度考核内容之一,以提高他们的工作热情,促进档案事业的完善发展.

2.3加强档案管理者的职业道德修养,增强责任心

档案管理者的职责是维护档案的完整与安全,应做到不坏、不丢、不散、不乱.不坏是指档案保管应完好无损,不因各种不利因素而使档案损坏；不丢指要保证档案绝对安全,不因工作疏忽而使其遗失或被窃；不散是指档案保管应相对集中；不乱,就是要求档案保管整齐规范,有据可循、有目可查.

2.4重视人才培养,提高人员素质

医院档案管理人员的专业知识普遍缺乏,如果再满足于现有的知识水平,那么医院档案的现代化管理就会成为空谈.因此,不但要对医院档案从业人员进行档案管理现代化的知识培养,而且要提高档案意识和法制观念,同时作为医院档案的管理者,也要涉猎医学书籍,懂得一些医学常识,这样在为临床一线的医、教、研怎么写作时,会更加得心应手,有的放矢.

2.5开发利用档案资源,为医院工作怎么写作

档案种类多,收集难度大,利用量大是医院档案工作的特点.这些档案的归档时间、地点,各医院的做法也不一致.不管何种形式,都应按照档案工作标准化的要求、程序,及时、完整地收集,整理,立卷归档.大力开展档案的编纂工作,编写各种汇编材料,可以大大减少原始档案、文件的直接利用,缓解保存与利用之间的矛盾,多角度多层次地为医疗、科研、教学、预防、管理怎么写作.

2.6掌握计算机操作的技能,建立信息网络

作为新时代的档案管理者,不仅要熟练掌握计算机应用的基本知识,还要学会建立各类档案数据库,提高计算机对档案信息的采集、著录、检索、传输、怎么写作.将档案内容分门别类输入计算机,具有检索快捷、方便、高效等优点,使档案信息的处理、传输获得前所未有的.

医院档案建设还处于初级阶段,需要进一步研究档案管理的广度和深度,本文就医院档案管理中存在的问题提出相应的提高医院档案管理水平的处理对策,为同行提供参考依据.

（收稿日期：2007-06-07）