合同管理强化建设项目档案管理的做法

任何一个工程项目,都是一个从科研、设计、施工直到验收的完整过程.在此过程中,建设单位组织设计、采购、施工、监理等单位分工合作,共同完成整个项目的实施.合同管理制在项目管理中的实施使合同成为联系建设单位与参建单位的纽带,同时又是强有力的手段,约束建设单位和参建单位按照合同条款履行权利、义务和责任,实现整个项目的实施,合同履行的过程就是项目实施的过程,合同管理贯穿建设项目始终,是实现工程项目有序进行的重要保障.建设项目档案管理作为项目管理的一项重要内容,也应该可以通过加强合同管理来实现.西气东输档案部门在建立了这样的管理理念后,通过大量的沟通和协调工作,利用程序,切实实现了“通过合同控制加强工程档案管理”.

一、通过合同签订会审程序,严把合同签署关

西气东输工程档案管理部门在开展工作之初,就遇到因合同中未包含有关工程资料要求的条款,在要求乙方单位提交相关资料时发生扯皮现象的情况.档案部门及时协调合同管理部门,向他们说明问题,提出在合同签订时加入档案有关要求条款的想法,努力取得他们的支持.开始一个阶段,是合同管理部门在审核合同时,代档案部门审核是否包括档案有关要求条款,但受专业所限,合同管理人员不了解档案有关要求,每次都要与档案部门沟通后才能确定档案有关条款,于是,在合同管理部门修订合同会审程序时,就加入了档案部门会审环节,由档案部门自己审核,确保了合同中都加入明确档案有关要求的条款,相关条款主要是以下两个方面：

1.有关项目档案要求的条款.各部门签订的合同中,必须要结合合同内容,编写具体条款,明确合同执行完毕时合同乙方应向甲方提交的项目档案的范围、内容、版本、套数、时间以及对所提交的项目档案的整理、归档责任.这项条款使合同乙方单位在签署合同时,就对档案要求有了概念,也明确了档案的有关要求,避免了合同结束时,就合同执行中产生的资料的归档问题发生扯皮现象.

2.有关档案保证金的条款.在合同中设立有关档案保证金的条款,预留项目档案质量保证金.这笔预留款的多少,由制定合同的各有关部门来确定.施工合同中,档案保证金可与工程质量保证金捆绑在一起,通常在合同价款的10％左右.这项条款加入了经济制约手段,把项目档案的编制和提交作为工程实施的一项内容,不完成就无法拿到完整的工程款,强制合同乙方单位及时认真完成.

通过合同会审流程中加入档案审核的环节,强化了各部门的档案管理意识,在全公司范围内建立了通过合同签订环节控制档案管理的概念,避免了合同资料归档时的扯皮现象,促进了工程档案归档工作.随着公司员工档案意识的不断加强,经协商,档案部门、合同管理部门在修订合同管理程序时,直接将档案有关要求条款写入公司通用合同范本的专用条款中.也就是说,按照公司合同范本,公司签订的每一份合同,都有关于资料要求的不可省略的专用条款,省去了档案部门的审核过程,在简化合同会审流程的同时,达到了通过合同签订环节强化档案管理的目的.

二、强化合同执行过程中的档案管理

工程开展过程中,对工程资料进行及时收集、整理和编制对于保证工程档案的真实性、准确性至关重要,西气东输档案部门注重合同执行中的过程管理,强化过程培训、指导、检查工作,及时了解工程资料产生、收集、编制情况,督促参建单位竣工资料编制工作.

1.加强项目档案编制管理培训工作.根据实际需要,档案部门在工程整体开工前、分段开工前、工程进展中可组织开展灵活多样的各类档案培训.培训中明确项目档案编制要求及各方责任,下发项目档案编制手册、表格模板等,指导项目档案表格的填写方法等.做到项目开工之初,各参建单位就清楚项目档案的编制要求和方法.

2.不定期开展项目档案编制现场指导、检查工作.参建单位因为工期忙、人员紧张等多方原因,项目档案管理工作容易滞后,必须要有外力推动参建单位实现项目档案编制工作与工程建设同步的目标.档案部门积极主动开展工作,将档案指导、检查、督促工作延伸到工程一线.在西气东输工程开展过程中,档案部门开展了大量的沿线竣工资料编制检查、指导工作,通过现场检查、指导,不仅能随时了解各单位档案收集、编制工作的进展情况,发现存在问题使之得到及时纠正和整改,还可提高项目经理对档案管理的重视程度,配备足够人力、物力进行项目档案编制工作,保证项目档案编制进度.

3.通过竣工资料监理周报制度,强化工程档案过程控制.西气东输工程横跨新疆至上海十一个省、市、自治区,工程档案过程监控难度大,档案部门充分发挥监理职能,建立“竣工资料监理周报制度”,要求监理对所辖区段参建单位竣工资料工作定期检查、巡回指导和监督,每周汇总区段参建单位竣工资料编制情况,形成竣工资料监理周报,上报到工程和档案管理部门.通过监理单位对参建单位竣工资料日常管理、时时监督,加强参建单位对档案、竣工资料的管理力度,从而实现了档案部门对西气东输全线竣工资料的过程控制.

在合同执行过程的跟踪管理中,档案部门会及时发现档案编制工作严重滞后或忽视项目档案管理的情况,通过协商工程管理部门,采取延迟支付合同进度款措施,强制项目档案管理薄弱的参建单位重视项目档案编制工作,确保工程资料收集及时、编制整理规范,建立了全线竣工资料编制管理工作与工程建设同步的良好局面.

三、通过财务付款程序,严把合同付款关

西气东输档案部门在早期的工程档案管理中发现,部分属归档范围的工程资料没能及时归档,在档案部门催办下,有的文件资料能够催要来但却不能完全满足归档要求,有的文件资料索要困难,由于合同款项已结清,乙方单位归档或不归档完全由他们决定,给归档工作带来困难.因此,档案部门想到了要在合同付款时加以控制.档案部门积极与财务部门协商,向他们说明了这一情况,并提出在合同付款流程中加入档案部门审核的要求,得到了财务部门的大力支持,财务部门在制定财务付款程序时,考虑了档案部门的这方面需求,在付款流程中加入档案部门审批流程,在“合同付款审批单”上加入档案部门审核栏目,落实了档案部门在合同付款中的一票否决权.财务付款程序中要求：每一份合同执行完毕支付最后一笔结算款或工程质量保证金时,要经过档案部门会签.每一份合同执行付款程序时,要将合同付款审批单交由档案部门审核,档案部门首先核实相关资料是否已归档,再签署付款的意见,对于未归档的情况,档案部门即通知合同履行部门督促合同乙方及时归档,直到相关资料归档后,再在“合同付款审批单”上签字.

西气东输档案部门在合同付款中把关,只有按照要求归档了合同执行后产生的相关资料,才能如期得到工程尾款或工程质保金,这一程序为公司各职能部门和西气东输工程所有参建单位所熟知,有力地促进了文件资料的归档管理工作.目前,公司员工及所有参加后续工程的参建单位都建立了一个概念：要想拿到西气东输管道公司的工程尾款或工程质保金,首先要提交合同中要求的相关资料.在财务付款程序中赋予档案部门合同付款审批权,树立了档案部门地位,提高了所有单位对档案的重视程度,确保了工程资料的及时归档.

利用合同这一经济手段辅助档案管理,这是一项强有力的制约手段和管理措施,对于实现西气东输工程档案及时、齐全、完整地收集发挥了不可取代的重要作用.档案部门应坚持“通过合同控制加强工程档案管理”理念,加强工程档案宣传,开展大量沟通、协调工作,使这一理念通过相关程序管理得以实现.