内控――期间费用

[摘 要]企业的经营绩效与费用的控制息息相关,尤其是期间费用项目的控制对于降低成本、增加盈利有着重要作用.期间费用的控制方法主要有预算控制法、定额控制法、审批控制法和归口分级管理法等.

[关 键 词]期间费用控制方法

一、企业期间费用的相关基础问题研究

1.期间费用的涵义

期间费用是指企业为销售商品、提供劳务等日常活动所发生的经济利益的流出,这些经济利益的流出应当在当期税前利润中得到补偿.期间费用根据其在生产经营过程中所起的作用不同,可划分为营业费用、管理费用、财务费用.期间费用在企业会计核算中具有重要的作用,它对企业的经营成果、财务状况、流量都有着直接或间接的调整作用.因此加强期间费用的会计控制,对提高会计信息质量至关重要.

2.期间费用控制的原则

(1)合法性原则

企业制定的期间费用控制与管理制度应当符合并严格执行和遵守国家的法律、法规及国家统一的财务会计制度的规定.

(2)适用性原则

各单位制定的费用控制与管理制度,应当体现本单位的生产经营、业务管理的特点和要求,应从本单位实际出发,使内部会计管理制度适应内部管理要求并发挥作用.

(3)规范性原则

各单位所制定的费用控制与管理制度应当全面规范本单位的各项会计工作,保证会计工作的有序进行.

(4)成本效益原则

费用的控制与管理应当遵循成本效益原则,以合理的控制成本达到最佳的控制效果.

(5)科学性原则

一方面要科学合理,以使所制定的制度便于企业操作和执行,另一方面,其制度必须体现企业内部控制的要求.

(6)激励与约束并重原则

不仅要考虑以制度约束行为,而且要考虑以制度激励行为,调动员工执行制度的积极性,防止因制度过于苛刻而挫伤员工的工作热情.

(7)不相容职务相互分离原则

应当保证单位内部涉及会计工作的机构、岗位的合理设置及其职责权限的合理划分,坚持不相容职务相互分离,确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督.

(8)不断完善原则

所制定的控制与管理制度可能将随着时间的推移及外部环境的变化、单位业务职能的调整、管理水平的提高等原因而不适应,所以,企业应根据执行情况和管理的需求不断修订与完善.

二、企业期间费用控制的作用

1.强化对期间费用的控制,可使企业当期利润受期间费用的影响,减少到最低程度

从期间费用与销售量之间的关系来看,这部分费用的大部分不随销售量的变动而变动,基本属于固定费用或半固定费用,将这部分费用支出,控制在一定范围之内,十分必要.特别在企业销售量下降时,其好处非常明显,可以使利润指标不会因期间费用的失控而受到冲击.

2.有利于企业加速资金周转,提高资金利用率

我国大多数企业借入资金的利息支出在逐年加大,原来这部分支出在企业都不太重视.加强对财务费用的控制,将财务费用的指标落实到部门及人头,就要千方百计降低利息支出,这就必须加速资金周转,以减少借入资金的数额,降低资金成本支出.

3.有利于企业目标利润的实现

按一定方法计算出的年度目标利润中,已经规定了企业年度期间费用支出的数额.在目标实施过程中,如果销售量、、制造成本不偏离目标,用以控制住期间费用的支出.这是实现企业目标利润的一个重要环节.

4.有利于企业产品竞争力的提高

在激烈的市场竞争中,产品的高低,是决定一个企业产品占有市场份额的一个重要因素.而产品的高低取决于产品的耗费、制造费用、期间费用的支出,从而决定了产品的.能对期间费用的支出严格控制,使其降到同类型企业平均水平以下,这对提高本企业的产品在市场上的竞争能力,将是十分有利的.尤其是在市场饱和的情况下,当同类型企业制造成本水平差不多时,期间费用支出的大小,将起决定性的作用.

5.有利于企业以经济效益为中心,提高企业的管理水平

办企业的目的,是为了获取最大的经济效益.而目前企业与这一目的无关的支出越来越大.例如:某企业1992年销售收入十几亿元,利润几千万,与生产经营无关的费用就达到上千万元左右.加强对期间费用的控制,就能将浪费减少到最低限度,可以避免出现一些与办企业目的相违背的支出,使全体职工都围绕以提高企业利润这一目标来共同努力.

6.有利于企业财务工作地位的提高

形成以财务部门为中心、将期间费用置于财务部门严密的控制之下的内部环境.这就要求企业上至经理下至经营管理部门,执行财务部门提出的指标.在实施过程中发现的问题,各部门就会直接向财务部门反映,可以起到改事后核算为事前控制、预测的作用.

三、企业期间费用控制的方法

1.预算控制法

期间费用的预算控制是依据企业成本费用的计划要求而编制的期间费用支出的预算,并据以控制日常期间费用开支.期间费用预算主要根据期间费用项目的特点和各项期间费用过去年度的资料,并考虑计划期可能发生的变化而分项目编制.预算编制出来后,各部门、各单位必须严格按照预算执行,不得突破预算指标.年终应根据预算进行考核,对于突破指标的部门、单位和个人要进行惩罚,节约的给予奖励.如对管理费用中的差旅费、办公费、通讯费、应酬费、修理费等,就可以根据以前年度的费用开支,考虑计划期变化情况,分部门、分单位编制预算,予以控制.

2.定额控制法

定额是指一定技术条件或经济环境下,为生产某种产品或零部件或为完成某项业务而需要耗费人力、物力、财力的数量标准.完成同一项业务,其耗费的人力、物力和财力(用货币表示)也是不同的.为了控制费用支出,就需要确定一个额度,作为费用开支的标准.凡是在定额以内的可予以报销,节约的还可以给予一定的奖励,超过定额的部分就不予报销.期间费用的许多项目都可以采用定额进行控制,如住宿费、交通费、应酬费、通讯费等.凡是能够通过定额加以控制的期间费用的项目,企业都应当制定出相应的定额标准,作为制度公布执行,以控制费用的支出.

在确定定额标准时,在保证完成工作的前提下,应当本着“节约办一切事情”的原则,综合考虑业务的性质、技术条件、经济环境和岗位的职务差别等因素,合理地确定.不同性质的业务、不同的技术条件、不同的经济环境、不同岗位和职务的人员等,在定额标准上应有所差别.比如住宿费标准通常受各地经济发展水平和物价水平的影响而有较大差别,企业高级管理人员和一般职工的定额标准也应当有一定差别等.定额标准一旦制定,就必须严格执行,不得随意突破和变更.当然,随着技术条件和经济环境的变化,定额标准应定期进行修订,使之适应新的条件和环境.

3.审批控制法

各项期间费用的发生,必须按照有计划(预算)、有审批的原则进行控制管理,不能仅有预算而没有审批.企业应当建立严格的费用审批控制制度.费用审批制度应当明确审批人员及其权限,也就是说应当明确什么人能批准多大范围的费用开支.通过分层审批,可以有效监督期间费用预算的执行,减少期间费用超额度、超标准、乱开口子和查重贪污等不正常现象的发生.审批控制操作时,一般由费用发生部门业务人员提出申请,经有关领导审批后在额度内开支,费用开支后,由有关人员将有关单据填报报销单,按费用审批控制制度规定经有关领导审批后方可报销.

4.归口分级管理法

归口分级管理是加强期间费用管理的一项基本方法,其主要内容包括:一是归口管理.即按照管理权限和管理责任相结合的原则,合理安排企业内部各部门、各单位在期间费用上的权责关系,调动各部门、各单位管理好相关费用的积极性.一般来讲,管理费用主要由行政管理部门管理,销售费用由销售部门管理,财务费用由财务部门管理,进货费用由进货部门管理.二是分级管理.各管理部门应当根据各项费用的具体情况将费用控制责任层层分解,层层落实,让归口管理部门所属单位和个人都对相关费用的控制和管理负有责任,从而加强对期间费用的控制.三是财务部门对期间费用的统一管理.财务部门作为综合管理部门应对期间费用进行统一管理.所有期间费用开支都由财务部门统一借款报销手续.财务部门按照国家规定的费用开支范围和开支标准,执行企业制定的费用预算,费用定额和费用审批制度,对每一笔期间费用支出认真进行审批,凡是符合规定的予以报销,违反规定的不予以报销,及时发现和反馈期间费用开支方面存在的问题,积极提出建议以完善制度,控制期间费用支出,提高企业的经济效益.

四、结语

企业期间费用支出多少,期间费用控制的好坏,对于企业节支增效起着重要甚至关键的作用,只有运用正确的控制方法,才能保证企业的正常运转,而上述控制方法的运用,并不是孤立的,而是相互交叉,相互联系的.只有四种控制方法相结合,才能构成一个完整的期间费用控制体系.