会计数据与会计系统的质量特征

建立会计信息化标准体系,首先要制定会计数据与会计系统高质有效的标准.长期以来,会计信息的质量特征一直是理论界研究的对象,但会计数据与会计系统的质量特征却少有论及,面临着会计系统的数据库组织方式正在经历从以数据处理为中心向以数据为中心的巨大转变,应当将研究的目光对准会计数据与会计系统的质量特征.本文在分析会计数据、会计信息与会计系统等三者质镀关系的基础上,分别对会计数据与会计系统的质量特征进行探讨.

一、会计数据、会计信息与会计信息系统的质量关系

会计数据质量直接影响会计系统与会计信息两者的质量,而只有同时保证会计数据与会计系统两者的高质有效,才能向会计信息用户提供可靠与相关的会计信息.

(一)会计数据与会计信息的关系会计数据是在会计信息化问世之后才开始进入会计研究领域的.事实上,无论是在手工会计系统,还是信息化会计系统,会计数据早已存在.所谓会计数据,是指用于形成会计信息的数据,它既包括获准进入会计系统的源数掘(也称原始凭证数据),也包括会计系统处理过程中所生成的结果数据(也称中间数据).前者如、领料单等,后者如记账凭证、账簿等.而所谓会计信息,则是通过填制凭证、登录账簿和编制报表等一系列会计方法所获取的信息,如资产负债表、利润表等.会汁数据区别于会计信息,更重要的是后者必须直接面向系统外部的信息用户,如投资者、债权人等.尽管面对的信息用户不同,使会计信息具有不同的意义和价值,但会计信息所具的质量特征是相同的.

为了使信息技术更好地应用于会计领域.将原有统称为“会计信息”的会计数据区分开来显得至关重要,这种将“原材料”和“产成品”严格界定,不仅有利于会计系统各要素本质的区分,同时,电让会计系统的设计者根据不同数据类型与流程,采取相应的控制工具与方法,以便生产出高质量的会计信息.

(二)会计数据、会计信息与会计信息系统的质量关系,会计信息质量、会计信息系统质量与会计数据质量的关系如图1所示.图1可见,要想获得会计信息产品最终用户的满意,取决于会计数据与会计系统的高质有效性.进一步说,当对会计数据和会计系统的质量特征认识不足或考虑不周时,就容易造成信息用户对会计信息质量的不满.因此,会计数据与会计信息系统就应当根据信息用户的要求不断调整自身的功能,通过获取更多高质量的会计数据,使所生成的会计信息更加具有价值.

Chenhall(1986)和Nicolaou(2000)两位学者都认为,会计信息系统有效性应围绕信息的范围和数量、信息的及时性、信息报告的频率和速度、信息的汇总程度、信息的集成、组织的协调与控制等若干方面加以评价.可见会计系统与会计信息两者的有效性休戚相关.两者质量特征的同步性表现在,会计信息系统的高质量首先表现为其所生产信息的高质量.换句话说,会计信息的可靠性与相关性难有保证,其信息生成器――会计系统就难辞其咎,尽管其间起作用的尚有会计数据,但准许该数据进入会计处理过程的首先是会计系统.当会计系统所生产的信息能够满足信息用户的需求,获得信息用户的好评,该系统也才可能获取正面评价.因此,在会计数据的质量要求得以保证的前提下,会计信息与会计信息系统两者的质量高低成正相关的关系.

会计数据质量和会计信息系统的质量两者相互作用共同决定了信息的质量.因此,会计信息系统要高质有效,不仅要取决于自身的建设,同时也要依赖于高质量的会计数据.当然,这种高质量会计数据的获取,一方面依靠外部环境和其他系统所形成的众多有用的数据作为支撑,另一方面还需要会计系统自身提升“拉”的能力,以集成货币的、非货币的、财务的、非财务的、定量的和定性的数据.因此,应重点研究IT环境下会计数据质量特征,将评价和衡量会计目标的质量特征,即会计信息质量的研究重心前移,如此才能使高质有效的会计系统生成信息用户满意的会计信息.

在确定信息质量的评价因素时不应把明显属于信息系统的评价指标也归人其内,因为这样做一方面混淆了信息和信息系统在属性上的区别,另一方面会造成信息质量的评价指标过多过杂,分敞了信息设计人员的注意力,也不利于信息系统的设计和实施.

二、IT环境下会计数据的质量特征

可靠性和相关性,始于手工系统的这两大会计信息质量特征在IT环境下仍然存在.但两者的内涵却有所拓展.IT环境下会计数据处理与传输的疾速,使相关性得以加强,而可靠性却可能因无纸化和网络化所带来的诸多安全威胁而减弱,因此,在重新审视会计信息质景要求的同时,不能不对会汁数据质量要求加以探讨.

(一)会计数据的分类会计信息与会计数据两者长期以来一直被“合二而一”,致使两者的质量特征也经常被人们等同视之.由于会计信息来源于会计数据,故会计信息的可靠性、相关性、可验证性、如实反映、中立性、及时性、预测价值、反馈价值等质量特征与会计数据有许多相同之处(尤其是会计处理过程中生成的结果数据的特征),但而对手工会计系统转变为人机互动的信息系统,而对IT环境“输入是垃圾、输出也是垃圾”的严峻事实,面对会计业务流程的高度自动化,以及企业信息系统的业务事件仓库所存储的多元的事件数据,必须单独对会计数据的质量特征加以研究.

首先要界定会计数据的类别与基本内容.根据信息系统组成构件之一的数据的界定规则,将经过审核后的原始凭证作为会计系统的源数据无可非议,而将记账凭证、账簿等结果数据作为会计数据则有不同看法.笔者认为,对于记账凭证和账簿等根据原始凭证数据加工之后的数据,本质上说是原始凭证数据的“位移”,其目的仍然是为会计报表的编制提供“素材”,应当将其归属于会计数据之列.因此,研究会计数据质量特征就应基于其源数据和结果数据两大类别加以进行.

(二)会计数据的质量特征在一般的信息系统,数据的质量要求一般包括四个方面,一是准确性,即记录的数据值是否与真实值相符,二是时限性,用于衡量所记录的数据值是否已经过时:三是完整性,用于检查数据的记录是否完整,四是一致性,衡量数据值的表达是否在所有出现该数据的地方都一致.Diane M.Strong等人认为,准确性是一种固有数据质量,时限性和完整性是一种关联性数据质量,而一致性则是一种可表达性数据质量.会计数据由于来源广泛,数量繁多,因而具有连续性、系统性、周期性和多重利用性等特点.基于这一认识,笔者认为,会计数据的质量特征主要包括可靠性、连续性、完整性、时效性和安全性等方面.

(1)可靠性.可靠性是指企业以实际发生的经济业务为依据进行会计确认、计量和报告.即会计的源数据应具有客观性,会计结果数据必须具备可验证性和会计计量同一性.作为会计系统源数据的原始凭证,一定要能够如实反映经济业务的事实,一个被歪曲的经济业务记录,就会使会计系统出现错账真算或检测账真做,最终导致会计信息失真.而对于会计系统业务处理流程中所形成的结 果数据,由于其产生于会计确认与会计计量过程而难以完全符合客观实际,但这些结果数据也符合可验证性,因而按同一计量(或计算程序)等质量要求.

(2)实时性.实时性是指输出信息与正在发生的事件同步,在尽可能短的时间内将信息传递给信息用户,尽早满足信息用户的需要.对会计信息而言,在IT环境下将替代及时性的实时性作为其质量特征具有积极意义.而实时性会计信息的获取,必须依赖于实时性的会计数据.这种会计数据的实时性突出表现在会计源数据的输入与正在发生的经济业务同步.要获取有价值的会计信息,首先必须有实时性的会计数据.在手工会计之中,及时性通常被视为相关性的灵魂之所在.在IT环境下,数据的及时生成与及时传递已经成为所有计算机信息系统产生信息的“自然属性”,而并非是会计数据的质量特征.此时,实时性才能真正反映会计信息质量特征.笔者认为,以实时性替代及时性,更能体现信息时代反映主体价值运动的特征.这是因为,即将步入网络会汁模式阶段的会计信息,如果不能做到实时反映,就无法面对市场日益增加的各种不确定性因素,因而也将使其提供决策支持的信息失去作用.

(3)连续性.连续性是指会计数据的确认、计量与记录在时间上的连续.基于会计分期和持续经营的基本检测设,会计系统的运行周而复始,以月份或年份为单位将企业所发生的经济业务不间断地进行会计处理.缺少某一期间的会计数据,就可能导致系统处理后结果数据的虚增或虚减,进而造成企业的财务状况、经营成果和流量等有关信息的不连续.而在某一会计期间(如月份)会计数据的这种连续性又体现在记账凭证编号的连续、各核算子系统形成的会计凭证编号的连续等方面.

(4)完整性.完整性是指各类会计数据缺一不可.尽管人们对信息化会计系统的原始凭证、记账凭证和账簿的地位与作用众说纷纭,但迄今为止,这三者仍然作为会计系统中必备的会计数据,因此,完整性首先要求这三者必须无一遗漏地出现在会计系统之中,其次是三者应具的数据项目的完整无缺,如原始凭证上的单位名称、摘 要 、数量、单价、金额等,记账凭证上的日期、摘 要 、借贷会计科目、借贷金额等,账簿中的期初余额、借贷方发生额、期末余额等.

(5)安全性.安全性是指会计数据的存储、处理、传输过程中应当保证其秘密性、可传播性、可用性和可控性.面临网络化和无纸化的会计数据,同样存在异地接收原始凭证、记账凭证和会计账簿等状况,尤其是电子原始凭证的网上会计确认,记账凭证的自动生成,以及账簿数据的异地提供等,都离不开数据的安全保密.这是会计数据区别于其他数据的质量要求.美国注册会计师协会近年来一直都将“信息安全”列于AICPA必须关注的十大信息技术之首,安全性的作用与地位由此可略见一斑.

比照会计信息质量特征分为首要与次要的质量要求的做法,会计数据的首要质量特征有可靠性和实时性.而连续性、完整性和安全性则可作为对首要质量要求的补充与完善.

三、IT环境下会计信息系统的质量特征

在IT环境下,会计系统是一个以提供财务信息为主的人机系统,它具有整体性、相关性、目的性、层次性、动态性和适应性等基本特征.国家发布的《信息技术软件产品评价质量特性及其使用指南》(GB/T16260-1996)中提出软件应当具有功能性、可靠性、易用性、效率、维护性和可移植性的质量特性,而作为以人为基础和核心的信息系统,会计系统不仅包括硬件、系统软件、会计软件等基本构件,而且还包括对会计系统操作与控制等相关人员的一系列组织与管理体系.由于从数据到信息转化过程中人的重要性越来越大,在重视会计信息质量特征对会计系统的重要影响的同时,还应当基于会计控制质量特征来研究会计系统的质量要求.基于以上基本思路,笔者认为,IT环境下的会计系统应当具有保密性、规范性、严密性、可控性和适应性等五个基本质量特征.

(一)保密性无论是手工系统,还是信息化系统,作为生产企业核心信息的会计系统,其保密性都至关重要.随着网络、智能等信息技术的深入应用,会计系统的输入、处理与输出各流程面临着越来越大的风险,网络系统、应用程序等一旦被非法闯入与篡改,凭证、账簿和报表等数据文件一旦被非法修改与删除,都可能给会计系统带来灭顶之灾.可以说,会计系统保密性涵盖着该系统的任何一个组成部分.

(二)规范性以提供财务信息为主的会计系统,必须符合法律法规和企业规章制度的要求,严格按会计准则和制度规范来生产会计信息.无论是原始凭证的输入,还是记账凭证的填制,抑或财务报表的生成,都必须设计与实施一整套规范的业务流程,同时,其各种会计凭证、账簿和报表的基本结构,甚至是会计科目等各种代码的设计等均需要高度规范性.

(三)严密性会计系统质量特征是会计目标的具体化,会计系统首先是一个处理价值信息为基础的控制系统.其严密性首先表现为数据输入、凭证填制、账簿登录、报表信息输出等各阶段步骤的设计与控制的严密性,其次表现为总账、薪酬、固定资产、存货、成本、销售、财务报表等子系统处理时序的严密性.此外,还表现为原始凭证、记账凭证、账簿和报表四者之间严密的勾稽关系.

(四)可控性会计系统不仅要实施面向整个活动过程的一般控制,同时还要针对每一个局部实施应用控制.其可控性表现在系统开发与维护审批,系统运行过程中操作权限的授予,会计数据的系统准入,业务流程实施中出现错误或故障等方面控制.可以采取足够的方法、手段实施控制,以保证会计系统的正常运行.可控性还包括可审性,主要是指系统运行过程中留有充分的审计踪迹,如会计凭证、账簿和报表处理过程中的工作文件和过渡性数据,以及在系统中没有连续监控(CM)模块,以保证对系统实施连续审计.

(五)适应性作为一个人机互动的开放系统,会计信息系统必须要有很强的适应性,不能成为“孤岛系统”.通常表现在内外两个方面.对系统内各个子系统而言,必须保证它们之间的数据联系,做到“一次输入,多处共享”,同时,一旦某一子系统应用程序被变更或数据结构被修改,其他相关子系统的修改响应应当及时进行,对会计系统外部的适应性,表现在其与企业的生产、销售、采购等系统的互相适应性,做到数据集成与共享.

本文所探讨的是在IT特定环境下会计数据与会计系统的质量特征.客观地说,手工环境下这两者的许多质量特征同样存在.随着信息化的深入开展,IT环境对这两者的质量特征的影响日益增加.美国信息系统管理学教授达文波特曾指出,将数据转化为某种更有用的东西,需要相当多的人力和智力投入,但大多数组织仅仅从技术的角度来看待这一问题.拥有一个数据库或数据挖掘系统显然是必要的,但对于高质量的信息和知识而言,则是不够的.因此,只有创建高质量的会计数据和会计系统,才能产出更为可靠与相关的会计信息.

[6]Nicolaou AI Acontingency model of perceived effectivenessin accounting information systems: Organizational coordination andcontrol effects.International Journal of Accounting InformationSystems 2000.

(编辑　熊年春)