电算化下会计内部控制

[摘 要 ] 随着电子信息技术的普及,实行会计电算化的企业越来越多.会计电算化的实施,也给企业的内部控制带来了许多新的问题和挑战.严格的内控制度是会计电算化信息真实可靠的重要保证,有助于防止违规、违法行为的发生,因而建立一整套适合电算化会计系统的内部控制制度就显得尤为重要.本文拟从会计电算化系统的角度,研究内部会计控制制度的有关问题及对策.

[关 键 词 ] 电算化会计　内部控制　措施

随着计算机技术、网络技术、通讯技术和数据库技术等高新技术的飞速发展和在会计领域的广泛应用,会计工作经历了从手工会计到会计电算化再到网络会计的发展过程,会计处理的流程也随之发生了变化；会计数据处理的工具也从算盘发展到计算机单机和计算机网络,会计账簿、企业财务报告从传统的纸介质形式向电子账簿、网络财务报告形式转变,构成了电算化会计信息系统.在电算化会计信息系统环境下,这些变革无疑也给内部会计控制带来了新的问题和挑战.本文将讨论电算化环境下会计内部控制特点、存在问题及解决方案,本文研究范围集中于会计主体内部,尚未涉及网络会计内部控制,这也是可以进行后续研究的内容.

一、手工会计信息系统与电算化会计信息系统内部控制的特点比较

1.手工环境下会计信息系统内部控制设计主要特点

（1）从会计工作的组织机制设计内控

在手工条件下,会计人员之间的联系是直接的,因而很自然的形成了互相制约、互相监督,如业务经办与授权批准、收付款项与会计记录分离等.

（2）从会计业务处理程序设计内控

手工业务处理系统中,账、证、表的处理工作分属于不同的会计人员完成. 人们在手工业务处理程序的各个关键环节,设立了相应的稽核制度和审查制度,如账账核对、账证核对、账表核对、账实核对,以及各级主管审查、签字、盖章等制度和措施.

2.电算化条件下会计信息系统内部控制问题的主要特点

会计电算化信息系统,将手工条件下的大部分会计核算工作,如记账、算账、过账、对账、计算产品成本、编制报表等,均集中在电子计算机中由会计软件来完成. 电算化条件下会计系统的内部控制问题有以下几个方面的特点变化：

(1）会计业务执行主体关系的变化导致了内控变化

在电算化条件下,会计人员之间的联系大部分转变为人与计算机的联系,操作员的身份识别及授权控制等都有别于手工会计信息系统,手工账中易于辨认的控制线索如笔迹、印章等在电算化环境下已无迹可寻.

（2）数据输入操作形成新的内部控制问题

在电算化系统中,所有数据都源于凭证库,当凭证输入后,系统将自动进行多项业务处理.一旦输入操作不当,将会引发日记账、明细账、总账、乃至会计报表等一系列的错误.因而,数据输入操作不当的问题控制将是整个会计电算化业务处理程序中最关键的控制环节.

（3）电算化条件下数据与责任的高度集中衍生出一系列重要的内部控制问题

在会计电算化系统中,所有的会计信息均全部集中于计算机中,传统账务处理程序在实施电算化后得到统一,过去诸多以人工处理为基础的程序和方法,如根据记账凭证或汇总记账凭证登记总账、账证核对、账账核对已经失去其在手工账下存在的实际意义 .同时,在计算机网络技术和数据库技术所导致的计算机数据资料高度共享的条件下,系统数据和信息处理资料面临被不留痕迹非法浏览、修改、拷贝乃至毁损的巨大系统问题风险.因而数据与责任高度集中的内部控制是电算化后会计系统面临的一系列重要的内部控制问题.

从以上分析可以看出,会计电算化使系统内部控制体系出现了一系列新的特点变化,这些特点变化,均源于电算化软件这一新的会计业务执行主体.它是我们认识和设计电算化会计信息系统内部控制体系的主线.

二、电算化会计信息系统内部控制存在的问题

在电算化会计信息系统环境下,有形记录较手工会计系统大为减少,账务处理结果及数据文件都存储在计算机或磁盘等电子介质上,不像手工会计系统那样直观,特别是在磁盘上更改数据不会留下任何痕迹,而在计算机内部,会计数据无论是形态还是结构却发生了变化,这对会计数据的真实性、有效性和完整性都造成了威胁,一旦出现舞弊行为,后果将是严重的和难以发现的.因此,在目前的会计工作实践中,电算化会计信息系统内部控制存在的问题主要表现在以下两个方面.

1.数据的安全性差

手工会计系统中数据的处理和储存都分散于各个不同的部门和人员,而电算化系统的突出特点是会计数据处理的自动化、集中化,因此给数据安全带来了一定的威胁.例如,电算化系统都有必要的财务分工功能,每个操作员都设置有自己的口令和不同的工作权限,并且每个操作员都应保守自己的口令秘密.但是在电算化实践中,（1）一部分单位虽然设置有不同的财务分工,却往往是一个操作员身兼数职,可以以不同的身份进入系统进行不同的操作,这样,财务分工的控制就名存实亡.（2）未经授权的计算机专业人员可以利用计算机技术和网络技术轻易地浏览各种数据文件,造成会计机密数据被泄漏.（3）会计数据文件大量地保存在磁性材料中,一旦发生火灾、水灾、盗窃之类的事件,就可能使全部数据丢失和毁损；同时磁性材料对外界环境的要求比较高,要防火、防水、防磁和防尘,对环境温度也有一定要求,因此增加了数据的脆弱性.如果不加强电算化会计信息系统数据安全方面的控制,数据丢失和毁损的可能性就会大大增加,并造成财务软件的程序控制失效.为了保证会计信息的安全性、可靠性,财政部曾制定了相关的规则,对财务软件必须具有的安全性做了一些具体规定和指导意见.

2.差错的反复性和严重性

手工会计系统中数据处理环节分散于多个部门、多个员工,一个部门或人员的差错往往可以在下个环节发现和纠正.所以,一般情况下一定时间内差错重复发生的可能性不大,发生重大差错的可能性也不大.电算化系统数据处理自动化、集中化,再加上计算机运行的高速性、程序运行的重复性,使得处理结果一旦发生错误,往往就会在短时间内迅速蔓延,造成多种数据文件、账簿及整个系统的会计数据失真,并且可能使系统出现反复性差错.正如信息处理中的一句名言：“垃圾进,垃圾出”,也就是说如果输入数据出错,以后的处理环节再正确,也只能输出错误的信息.电算化系统数据处理的高速性和集中性都使得出现差错的危险性增大,因此,电算化会计信息系统数据输入、数据处理各环节和系统硬件设施等方面都需要加强控制.

三、会计电算化系统内部会计控制体系的构建设想

电算化会计信息系统的内部控制是一项技术性强并相当复杂的工作,因此必须加强和完善电算化会计信息系统的内部控制,以保证系统的正常运行和财务数据的安全可靠,减少甚至消除可能发生的危害. 主要措施应有以下几个方面.

1.建立各种人员的岗位责任制

确定各种人员的职责范围及其考核办法.电算化后的会计岗位分为基本会计岗位和电算化会计岗位.基本会计岗位包括会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等,电算化会计岗位包括电算化主管、系统管理员、电脑操作员、系统维护员、电脑审核、档案管理员等.在分工时,应做到相互牵制、相互制约,职权分离,有效地限制和及时发现错误违法行为,从而防止出现舞弊和欺诈.如规定系统开发人员和维护人员不能兼任系统操作员和管理人员,将数据维护管理岗位与审核岗位分设,系统操作岗位与系统档案管理分设.另外,还应建立岗位轮换制.对设置的各个岗位,我们还应建立权限控制制度,用加以控制,防止非法操作和越权操作,防止财务机密外流,确保会计数据的安全、准确、可靠.应由电算化主管统一管理.

2.建立计算机房管制度

实行电算化以后,设立计算机房的主要目的是给计算机设备创造一个良好的运行环境,保护机器设备,防止各种非法人员进入机房,保护机内程序和数据的安全.具体措施包括:(1)对进入机房内的人员进行严格审查,严格禁止无关人员接触系统,专机专用.(2)保证机房设备安全与计算机正常运行措施,应充分满足防火、防潮、防尘、防磁和防辐射及恒温等技术要求,关键性的硬件设备可采用双系统备份.(3)会计数据和会计软件安全保密的措施.如数据备份规定及不准在计算机上玩电脑游戏等规定.

3.建立数据管理制度

规定输入、输出、存储、查询、使用数据应遵守的制度.对于电算软件尤其应注意对数据进行修改的审批和监督 ,如规定会计核算软件的修改需报经单位总会计师批准等.财务软件应有防止重复操作、遗漏操作和错误操作的控制程序,并及时予以提示和制止,财务软件的修改功能在方便使用的基础上应加以限制,设定修改权限和修改痕迹控制.具体措施包括:(1) 若已复核凭证需要修改,必须首先取消复核,然后修改,修改后再复核方可记账.（2）对已记账凭证,不允许反记账,必须做冲账凭证,保留修改痕迹.（3）对已记账的凭证和账簿,不提供修复功能.（4）财务报务表必须按系统定义的格式和数据来源格式自动生成,系统不提供修复功能.（5）加强出纳系统程序设计与控制,保证银企对帐.

4.建立会计档案管理制度

主要指打印输出的各种账簿、报表、凭证、存储会计数据和程序的软盘及其他存储介质的管理.系统开发运行中的各种文档及其他会计资料的功能是负责系统内各类文档资料的存档、安全保管和保密工作,而档案管理一般通过制定与实施档案管理制度来实现,一般包括: 存档的手续必须有会计主管和系统管理员的签章才能存档保管；各种安全保证措施,如备份软盘应贴上保护标签应存放在安全、洁净、防潮的地方；采用磁性介质保存的会计档案要定期进行检查和定期复制,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失.磁性介质数据应保持双重备份；制定档案被破坏事件发生时的应急措施和恢复手段.

四、结束语

综上所述,会计电算化后,从很大程度上改变了原手工会计下的内部会计控制的方式和内容.因此,内部会计控制的方法需做相应的变化.我们要围绕内部会计控制目标,结合电算化内部会计控制的特点,明确新的控制对象,采取更好的控制方式,来重新构建一套较为完善的内部会计控制体系.任何计算机系统都不是无懈可击的,制度也不可能天衣无缝,应顺应会计电算化的发展潮流,建立和完善企业的内部控制制度,才能充分发挥会计电算化的高效性及准确性,确保企业财产的安全,为企业经营决策提供完整的信息,创造更高的效益.