企业档案管理存在的问题

中图分类号：G271 文献标识码：A

企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录.各企业应注意日常工作中,各种文件材料的形成、积累,并按一定要求进行科学分类整理,统一管理本企业各门类、各种载体的档案,实现档案的有效利用.

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作,各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性.加强对档案的管理,及时研究解决档案管理工作中遇到的问题,在人力、物力、财力等方面给予大力支持；同时,档案是信息的重要载体,是主要信息源.管好用好档案,对资源开发起着重要作用.

一、企业档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理意识还较为淡薄.一是思想认识模糊.部分企业没有把档案管理工作放到夯实基层基础的战略高度加以认识,存在“档案归档案,业务归业务”,互不联系的模糊认识,不知道为什么要开展企业档案管理工作,怎样开展档案管理.二是领导重视不够.少数企业没有认识到档案在信息化时代的实用价值,认为档案管理工作只是收集过时的文件材料,投入人力、物力、财力去管理,出不了政绩,是得不偿失的徒劳,存在“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”的现象.三是缺乏主观能动性.重形式轻内容,重晋级轻效能,晋升档案管理级别大多是为了应付上级检查考评,没有真正从对历史负责、对企业负责的高度去做好档案管理工作.

（二）档案管理力量还较为薄弱.一是队伍不稳定.在基层企业,档案管理人员均由办公室勤杂人员兼任,且变动频繁,专业化程度不高,存在不懂不问、不会不学的现象,导致档案整理、管理混乱.二是管理质量不够高.其主要表现在于：首先有的档案员只会立卷归档的基本知识,对档案的全宗号、目录号、类别号、案卷号、保管期限混淆不清,出现编错号、盖错章的情况.其次档案的目录索引不全,年代久远的档案难以找到索引表,致使在用时用不上,不能很好地为企业工作怎么写作.最后对档案的重要性认识不足,使档案的利用价值显现不出来,致使档案管理质量一直上不去.

（三）档案管理观念还较为落后.一是管理方式陈旧.当前企业档案管理工作以手工管理为主,档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式,较少运用现代化管理手段,致使档案管理质量较低,查找速度慢,使用效率低.二是资金保障不到位.基层企业办公经费紧缺,用于档案收集、整理和保管的资金投入不足,在很大程度上影响了档案管理工作的正常开展.

（四）管理与怎么写作还存在脱节现象.一是档案门类不够丰富.有的企业只注重文书、户籍档案的收集,而忽视声像、实物档案以及与企业业务有关的资料的收集,影响了企业档案的系统性和完整性.二是档案资源个别流失.由于历史的或保管不善等原因,个别档案存在断代现象；部分档案管理人员认为自己保管档案材料能够方便工作,不愿上交集中管理,导致一些重要的档案资料损毁、丢失.三是重保管轻利用.一些基层企业在工作中,忽视了档案资料的作用,不愿或不习惯通过档案资料为企业战略发展、为企业管理提供怎么写作,以此来提高工作效率,降低工作成本,造成大量信息资源闲置.

二、加强企业档案管理工作的对策

（一）深化认识,强化责任感.一要提高认识.要充分认识企业档案工作的重要性,把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈,真正列入议事日程,做到定期研究、定期分析、定期检查.二要增强责任感.档案主管部门要积极主动地向领导汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难,增加必要的投入,创造良好的环境,切实担负起承上启下、内外联系、协调各方的重任；要经常组织档案管理人员学习档案法律法规,树立档案工作的责任感,提高做好档案工作的自觉性.

（二）强化培训,提高业务素质.一要选准用好档案管理人员.将那些较细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来,企业及上级部门要从政治上爱护、生活上关心他们,鼓励他们要干一行、爱一行、专一行,充分激发他们的潜能和热情.在岗位调整时,要考虑到保持档案管理员队伍稳定的重要性,尽量少调整档案管理人员,确保该队伍的专业性.二要强化档案业务培训.要积极选送档案干部参加档案部门组织的业务培训,鼓励他们自学档案管理知识,并从时间和经费上给予保障,提高档案干部的实际操作技能和业务指导能力.要根据企业档案工作发展的需要,适时举办企业档案基础知识和业务技能培训,培养适应新时期档案工作发展要求的人才.三要组织观摩学习.采取“请进来、走出去”的办法,一方面请档案主管部门的领导和业务专家上门指导,另一方面,组织档案管理人员到一些单位参观学习档案管理先进经验和具体操作技能,以促进企业档案工作健康、平衡发展.要形成基层企业与上层办公室在档案管理工作中相互协作、和谐发展的格局,定期或不定期地深入企业检查指导档案工作,发现问题,要及时通报,督促整改,力促规范.

（三）规范管理,提高档案质量.一要规范归档材料收集工作.要制定、完善、健全收集制度,严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集；要创新收集手段,运用事前监控收发文件、登门寻求等形式,做到广泛收集和重点收集相结合；要把握时间要求,遵循各类档案的形成规律,适时收集；要丰富收集范围,既要收集纸质载体,又要收集照片、录音带、录像带等磁介质载体以及各种具有保存价值的实物.二要规范档案整理工作.要严格按照各类档案管理要求进行整理,做到组卷合理、案卷（件）内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷（件）封面、卷内文件目录、案卷（件）装订结实美观.三要规范档案管理工作.要实行各种门类、载体档案集中统一管理,方便档案的保管和利用；要积极改善档案保管环境和物质条件,落实档案库房、办公用房和阅档室三分开,全面配置防潮、防湿、防火、防虫等安全保管和保护设备；要严格按照《档案借阅制度》开展档案借阅工作,对逾期不还、丢失、破损或发生失窃、泄密事件的,必须依法严肃查处.

（四）更新观念,强化怎么写作意识.一要提高科技含量.要积极应用企业档案管理软件,实现档案信息输入、检索、利用等工作的现代化,为迅速、准确和全方位的档案信息怎么写作奠定基础.二要狠抓档案编研工作.在努力编篡好大事记、组织机构沿革、文件汇编等常规性编研材料的同时,主动了解单位工作动态,调查档案利用需求,深层次、多角度、全方位地开发档案信息资源,变被动怎么写作为主动怎么写作,事后怎么写作为超前怎么写作.三要改进档案怎么写作措施.要研究利用工作的规律和特点,不断完善检索手段,建立多途径、多形式、多载体的检索体系,突破传统单一、狭窄的案卷目录“一本账”的状况.

总之,企业档案管理是企业管理的一项重要基础工作之一,为了规范集团档案工作,必须加强自身基础建设,大力开发利用集团档案信息资源,提高整体管理水平,以便更好的为集团公司和各子公司的生产和发展怎么写作.档案工作人员要不断学习新技术、新知识、敢于创新、与企业发展同步,才会促进企业档案工作迅速的发展.